#1 Desmontando mitos: La automatización robótica de procesos (RPA)

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha ganado popularidad en los últimos años. Si bien son herramientas que aportan la solución necesaria cuando se requieren automatizar clicks en pantalla, en muchos casos se trata de automatizar con ellas la organización al completo y, de esta forma, adentrarse en la transformación digital. 

Una idea compartida por muchos, pero equivocada. La implementación del RPA está dirigida a optimizar tareas específicas y no a estructurar el comportamiento y la gestión de una empresa. Este proceso lo desarrolla el Business Process Management (BPM), una tecnología que sí es capaz de automatizar el espectro completo de necesidades en los flujos de trabajo de las empresas. Pero empecemos por el principio, ¿qué es RPA y qué mitos existen sobre este tipo de tecnología? 

¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA)? 

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es un sistema que define flujos de automatización específicos. Esta tecnología está orientada a automatizar tareas digitales repetitivas que requieren gran parte de la jornada laboral de los empleados. Por norma general, los procesos más susceptibles de ser automatizados son la recopilación, transferencia y entrada de documentación, envío masivo de correos electrónicos, la gestión de archivos dentro de los servidores o el escaneado y almacenamiento de datos.  

Pero, como hemos avanzado antes, RPA puede ser una buena opción para reducir o eliminar cargas de trabajo en determinadas tareas, pero no para iniciar el proceso de transformación digital, ya que para ello necesitamos realizar un análisis previo de la situación de la organización e implementar un BPM adaptado a ella.  

Desmontando mitos sobre el RPA 

Estamos expuestos a una gran cantidad de información sobre el RPA, sus beneficios y qué podemos hacer con esta tecnología. Pero desafortunadamente, ese exceso de contenidos ha originado creencias o mitos en torno al RPA que pueden no ser del todo acertados. Consideramos que es imprescindible que las empresas que deseen incorporar tecnologías de automatización de tareas o procesos conozcan todas las opciones de las que disponen y puedan elegir aquella que le permita conseguir los objetivos propuestos. Por ello, a continuación, enumeramos los tres mitos más comunes sobre RPA

Mito 1. El RPA es la base de la automatización en una empresa 

FALSO. Esta es la creencia más generalizada y la que lleva a más equívocos. La Automatización Robótica de Procesos está pensada para automatizar tareas específicas que ralenticen el trabajo de los empleados y es imprescindible que las organizaciones sepan en qué están invirtiendo y los beneficios que le generará. Como se ha explicado anteriormente, para automatizar al completo una empresa es necesario contar con una estrategia de automatización y un BPM capaz de llevarla a cabo. 

Mito 2. El RPA no sustituye a los empleados 

FALSO. El RPA sí sustituye a los empleados en tareas costosas y repetitivas. Es fundamental no entender su implantación como algo negativo, puesto que simplemente libera a los trabajadores de funciones que requieren mayor tiempo de inversión, para así poder dedicarlo a otras más importantes o que generen mayores beneficios. Además, existe el riesgo de que si una interfaz cambia (botón que se mueve de sitio en una página…), las automatizaciones con RPA dejen de funcionar. 

Mito 3. Supone un importante ahorro de costes 

FALSO. El mito sobre el gran ahorro de costes que supone la implantación de RPA tampoco es del todo cierto. La implantación de estas plataformas suele tener un alto coste para el limitado espectro de automatización que cubren. Además, limitan su funcionamiento a uno o unos pocos robots que, por las peculiaridades de su licenciamiento, muchas veces no pueden realizar tareas en paralelo. 

¿Cómo se consigue una correcta automatización? 

La automatización empresarial consiste en adaptar la gestión de los procesos a las empresas y a las reglas de negocio con el objetivo de satisfacer las demandas del mercado. En esta nueva escena de la automatización, las tecnologías RPA y BPM han cobrado protagonismo. A la hora de plantear una correcta estrategia de automatización, es necesario conocer las necesidades de la empresa y aplicar el sentido común. Con herramientas como AuraQuantic Process Mining (minería de procesos), se analiza y guía para identificar qué áreas automatizar, mientras que descubre nuevos conjuntos de actividades que no habían sido identificados anteriormente. 

Tal y cómo hemos explicado anteriormente, el RPA (Robotic Process Automation) puede proporcionar beneficios en cuanto a productividad y eficiencia, mientras que el BPM (Business Process Management) es el encargado de orquestar los procesos, las interacciones con los clientes, la gestión de excepciones y la toma de decisiones complejas por parte de los humanos. Pero AuraQuantic va mucho más allá, no solo incorpora las funcionalidades mencionadas, sino que es una plataforma digital diseñada para que los usuarios de negocio puedan crear procesos y aplicaciones ilimitadas de manera fácil y rápida para automatizar las operaciones, reduciendo costes y optimizando la productividad. 

Por otro lado, si hablamos en términos de automatización inteligente (iBPMS), se pueden fusionar tecnologías de Inteligencia Artificial (IA), como el aprendizaje automático o el procesamiento del lenguaje natural, que permite automatizar tareas mucho más complejas. Además, proporciona la posibilidad de orquestar el trabajo en equipos combinados de bots y humanos, permitiendo utilizar datos estructurados y no estructurados, analizarlos, tomar decisiones basadas en ellos y aprender de ellos.  

En definitiva, es importante tener claro los objetivos que se pretenden conseguir y conocer en detalle las diferentes opciones que existen antes de aplicarlas. Las herramientas de automatización y optimización de AuraQuantic, potenciadas con las últimas tecnologías, como Inteligencia Artificial o ‘Machine Learning’, relevan a sus empleados en las acciones cotidianas y repetitivas, liberándolos para lo que realmente importa, añadir valor a su negocio.  

Jessica Mauro
jessica.mauro@auraquantic.com