4 acciones que las Administraciones Públicas pueden realizar para optimizar sus servicios

La transformación digital ha pasado de ser un objetivo de las empresas, públicas o privadas, a convertirse en una necesidad. Esto es debido a la fuerza con la que la digitalización ha entrado y se ha apoderado de nuestras vidas, lo que ha generado que muchas organizaciones no hayan sido capaces de adaptarse todavía a ella, como es el caso de algunas Administraciones Públicas. 

En AURA somos conscientes de la importancia de tener una Administración Pública avanzada, eficiente, ágil y que haga frente a los problemas de los ciudadanos. Para conseguirlo, primero es necesario que el sector público se transforme y se adapte a las necesidades cambiantes de ciudadanos, asociaciones y empresas. Por ello, a continuación, les contamos las razones por las cuales deben sumarse a la transformación digital y las cuatro acciones más importantes a llevar a cabo para optimizar sus servicios.  

La transformación digital en las Administraciones Públicas 

Satisfacer las crecientes demandas y expectativas de los ciudadanos, especialmente las de los más jóvenes, requiere utilizar la tecnología para reinventar la forma en que la Administración Pública interactúa con ellos, con el objetivo de ofrecer una mejor respuesta a sus necesidades, con eficiencia y transparencia. 

Los motivos por los que digitalizar la Administración Pública son dispares, pero hemos seleccionado aquellos por los cuales es preciso afrontar un reto que comienza a ser urgente. Tenemos respuestas a las preguntas: ¿por qué es necesaria la transformación digital del sector público? y ¿por dónde comenzamos el cambio?, pero esta última le daremos respuesta más adelante.  

La necesidad de transformar el sector público 

1. Las administraciones públicas son fundamentales y su funcionamiento debe ser el adecuado.  

2. La sociedad actual no es la misma que la de hace diez años y los modelos tradicionales no encajan en el escenario actual. 

3. La transformación digital supone un importante ahorro de tiempo y costes. 

4. En tiempos convulsos como el actual, con una importante crisis sanitaria y económica, los ciudadanos precisan de procesos ágiles y sencillos. 

5. Cuidar tanto la imagen interna como la externa es fundamental. Por ello, sumarse a la era digital generará una percepción positiva de progreso y preocupación por los usuarios. 

6. Los ciudadanos exigen transparencia y quieren saber en qué se invierten los recursos públicos. 

7. Fomentar la participación activa de los ciudadanos en la vida pública.  

Acciones para optimizar los servicios de las Administraciones Públicas 

Materializar la transformación digital en las Administraciones Públicas es el verdadero reto. En este sentido, la digitalización de las instituciones debe abordar la mejora de las estructuras, el gasto público y el desempeño que realizan los profesionales, con el único fin de cultivar todo su potencial y obtener mayores beneficios. Así mismo, es importante que el sector público evalúe los impactos de los nuevos dispositivos y capacidades digitales y cómo pueden trabajar juntos para modernizar y optimizar sus servicios. Para ello, las administraciones deben considerar las siguientes acciones: 

1. Disponer de una administración electrónica intuitiva 

En la actualidad, es imprescindible contar con una Administración que comparta, centralice información y sea intuitiva para facilitar el acceso a todos los ciudadanos, sin excepción. Un portal único de acceso a los datos permite que los tiempos de atención personalizada se acorten, el volumen de información aumente y, de esta forma, mejore el grado de comunicación entre la Administración y los ciudadanos. Contar con un gestor documental adecuado también proporciona mejoras significativas y ayuda a organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de una forma mucho más eficiente.   

2. Automatizar las gestiones administrativas 

La automatización de tareas repetitivas agiliza el trabajo de los empleados en las Administraciones Públicas. Esto deriva en una mayor calidad de los servicios y una mayor rapidez a la hora de enviar documentación u ofrecer respuesta a diferentes cuestiones o trámites concretos. 

3. Utilizar la tecnología para fomentar la participación ciudadana  

El uso de Internet y las nuevas tecnologías irrumpen con fuerza en las Administraciones Públicas con el objetivo de involucrar a la ciudadanía en todo el ciclo de elaboración de políticas y en las etapas del proceso de toma de decisiones. Por ello, es indispensable fomentar el uso de las TIC y, de esta forma, acercar la vida política a toda la ciudadanía. En este sentido, también es viable utilizar la Inteligencia Artificial (IA) y multiplicar así los beneficios de la digitalización.   

4. Reducir de cargas a los ciudadanos  

Proporcionar un servicio sencillo y que suponga el menor esfuerzo por parte de los ciudadanos es clave en las Administraciones Públicas. Para ello, es necesario aprovechar el potencial que ofrecen las nuevas tecnologías, con tal de simplificar los trámites y racionalizar las instancias y formalidades de los procedimientos administrativos, sea cual fuere su naturaleza.  

¿Por qué contar con AuraQuantic? 

Contar con AuraQuantic es contar con una plataforma líder que dispone de los conocimientos y las herramientas más avanzadas en el campo de la transformación digital. Los profesionales que componen AURA, empresa desarrolladora de AuraQuantic, son conscientes de la importancia de digitalizar las Administraciones Públicas, con el único objetivo de adaptarlas a la sociedad actual y cubrir las necesidades de los ciudadanos.  

AURA, que acumula una larga experiencia en la automatización de procesos y la implantación de la transformación digital en el sector público, cuenta con numerosos casos de éxito que explican los importantes beneficios que han conseguido las organizaciones tras comenzar a utilizar AuraQuantic, tales como el ahorro de costes, la reducción del tiempo invertido en tareas costosas y repetitivas, aumento de la satisfacción de los usuarios o la mejora en los tiempos de respuesta, entre otros.  

Este software de automatización de procesos digitales guía a las Administraciones Públicas a lo largo de todo el proceso de transformación, utilizando el contexto operativo en tiempo real de cada caso para garantizar un proceso óptimo. 

En resumen, la Administración Pública es un organismo imprescindible y debemos aspirar a la mejor posible. Por ello, a medida que aumenta la adopción de nuevas tecnologías digitales, el sector público debe tratar de comprender cómo trabajar unido para optimizar la experiencia de los ciudadanos. 

Jessica Mauro
jessica.mauro@auraquantic.com