5 puntos clave para conseguir el éxito en el teletrabajo

La pandemia del Covid-19 ha significado que de la noche a la mañana muchas empresas hayan tenido que adaptarse al modelo de teletrabajo. Sin embargo, en general se sigue teniendo la impresión de que nada ha cambiado y que se va a volver a la normalidad muy pronto, aunque los datos se empeñan en desmentir esa idea.

Hoy en día, seguimos sin tener claro qué va a suceder y la mayoría de los expertos señalan que va a haber nuevas oleadas que nos van a obligar a seguir manteniendo las distancias e incluso, en el peor de los casos, a refugiarnos de nuevo en nuestras casas.

Así pues, en un contexto como el actual, las empresas deben ser realistas, asimilar la situación y preparar sus organizaciones para unas circunstancias que, con toda probabilidad, va a prolongarse durante mucho tiempo.

Empeñarse en seguir trabajando en un modelo presencial puede ser contraproducente para muchas empresas, ya que de la noche a la mañana pueden encontrarse en una situación que impida a sus empleados desplazarse hasta la oficina, por consiguiente, que les impida realizar sus actividades.

Por lo tanto, es necesario empezar a considerar algunos puntos que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la transición al modelo hacia el trabajo remoto.

1.      Reorganizando los procesos de nuestra empresa para adaptarse al modelo de teletrabajo

En primer lugar, es necesario conocer todos los procesos de la organización con sus flujos de información, responsables, y personal involucrado. Pero también es importante, tener claro que procesos necesitan ser digitalizados y cuáles son las prioridades.

Tener una herramienta low-code nos permitirá ganar agilidad para hacer los desarrollos de software que precisemos. Algunas herramientas del mercado como AuraPortal teletrabajo no sólo ofrecen las características de una herramienta low-code, sino que además, ya ofrecen soluciones paquetizadas para facilitar la transición al teletrabajo.

2.      Digitalizando el workflow de nuestros procesos PARA ADAPTARSE AL MODELO DE TELETRABAJO

Como es lógico, si vamos a cambiar nuestro modelo de trabajo presencial será necesario revisar todos aquellos procesos que impliquen un trato cara a cara, o que se sigan gestionando con papel.

Debemos desarrollar nuevas aplicaciones que incluyan gestión documental y firma digital, y que nos permitan tener un control en todo momento del estado de las tareas que se están realizando.

Es decir, si hablamos de un proceso de publicación de un documento, tendremos que asegurarnos que previamente se ha revisado y aprobado. Si por el contrario estamos trabajando un proceso que requiere firmas previas de varios responsables de área como paso anterior a la firma del gerente, tendremos que generar un flujo de trabajo que lo gestione de forma automática y que no permita que le puedan llegar al gerente documentos a los que les falte alguna firma.

3.      Las personas son el foco de la empresa

Las personas son el alma de la empresa, y por lo tanto debemos poner el foco en ellas, y asegurarnos que se han adaptado a las nuevas exigencias del trabajo remoto, y que disponen del equipamiento necesario para realizar su labor. Establecer un plan de formación para los empleados facilitará la transición, pero disponer de un software intuitivo puede ser el factor clave para asegurarnos el éxito. Este software además deberá establecer el flujo del trabajo y enviar las tareas a las personas adecuadas. También será muy importante contar con herramientas que nos faciliten la trazabilidad del estado de ejecución de las tareas, y que incorpore cronometrías para asegurase que el flujo de trabajo se redirige si transcurrido un tiempo determinado no se ha ejecutado el trabajo.

Con la planificación y el software adecuado la transición al modelo de teletrabajo no debe ser un obstáculo y superar en eficacia al modelo presencial.

4.      Garantizando las comunicaciones corporativas

Hoy en día, una empresa no puede depender en exclusiva del correo electrónico y WhatsApp para comunicarse. Una herramienta de comunicación colaborativa como Teams puede ayudarnos, pero si la integramos con una herramienta low-code BPM, como AuraPortal, obtendremos un flujo de trabajo óptimo, colaborativo y automatizado de principio a fin.

5.      Trabajo remoto seguro con VPN

Por último, es importante tener en cuenta que en un entorno de trabajo remoto se accede a la red corporativa desde distintos puntos, que no siempre van a ser seguros, por lo que será muy conveniente contar con una VPN para protegernos.

Una conexión VPN permite el acceso a la red privada de la organización minimizando la exposición de nuestros datos. Existen multitud de situaciones donde nuestra contraseña puede ser capturada, y si aumentamos los puntos de conexión también incrementamos las debilidades de nuestra red.

El teletrabajo ya es una realidad

El modelo de trabajo presencial ya forma parte de nuestro pasado. Debemos de asumir que las oficinas han dejado de ser el centro neurálgico del trabajo y se han convertido en un lugar de prestación de servicios, y un espacio de encuentro para reuniones.