6 preguntas que debe hacerse antes de comenzar un proceso de automatización

En todas las empresas existen procesos que requieren gran parte del tiempo de los empleados. Por ello, disponer de flujos de trabajo automatizados suena muy bien. Y realmente lo es. Es comodísimo programar tareas y olvidarse de ellas mientras se realizan otras funciones. Pero, antes de comenzar el proceso de automatización, es fundamental conocer la situación en la que se encuentra la empresa y los objetivos a conseguir.  

En AURA queremos ayudarle a conseguir los beneficios deseados y, por ello, hemos elaborado este artículo que contiene la información necesaria para comenzar el proceso. Pero empecemos por la pregunta más importante: ¿Qué es automatizar un proceso? A continuación, respondemos a esa pregunta y le proponemos que se formule otras cinco que serán clave a la hora de preparar una estrategia de automatización y llevarla a cabo con éxito.  

¿Qué es la automatización de procesos? 

Reducir costes y tiempo, aumentar la productividad, agilizar la toma de decisiones o reducir errores son algunos de los desafíos a los que se enfrentan las organizaciones en el actual escenario empresarial, caracterizado por la potente competencia económica. En este sentido, la automatización de procesos es cada vez más común, debido a los importantes beneficios que genera, ¿pero en qué consiste? 

La automatización consiste en diseñar procesos, también llamados workflows, con el objetivo de utilizar la capacidad de los sistemas tecnológicos para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente realizadas por seres humanos, pudiendo ser controladas, corregidas y visibles a través de dichos flujos. Así pues, la automatización del trabajo hace referencia a la capacidad de ofrecer una mejor experiencia de manera rápida y según las necesidades, con el fin de ser mucho más rentables y eficaces. 

Beneficios que puede generar la automatización de procesos en su negocio 

Disponer de las herramientas adecuadas es fundamental para lograr que la automatización resulte ser un proceso ágil y reporte los máximos beneficios. Entender las principales ventajas ayuda a tener una base sólida para, después, implementar un proyecto de automatización correcto: 

  • Aumento de la productividad gracias a la reducción del ciclo de producción y de la carga de trabajo de los empleados.  
  • Seguimiento y control de resultados en tiempo real, facilitando la toma de decisiones
  • Reducción del número de errores. Aumento de la comunicación entre equipos y de la velocidad a la hora de procesar datos. 
  • Posibilidad de definir y estandarizar indicadores de rendimiento
  • Reducción del tiempo invertido en tareas repetitivas. 
  • Al necesitar menos tiempo para sacar adelante la misma carga de trabajo (o incluso superior), se produce una importante reducción en los costes

Preguntas que debe hacerse antes de automatizar su empresa 

Existen infinidad de proyectos que pueden ser automatizados, por lo que elegir por dónde comenzar puede llegar a ser frustrante. Para ello, es fundamental tomar decisiones basadas en las necesidades de la empresa, respondiendo siempre a estrategias planteadas a corto y largo plazo. Con el objetivo de hacer mucho más sencillo este proceso, le proponemos una serie de preguntas que le pueden ayudar a centrarse en un punto de partida correcto:  

1. ¿Con qué rapidez responde las solicitudes de sus clientes?  

2. ¿Cómo es la experiencia que brinda a sus clientes en comparación con la de su competencia?  

3. ¿Sus empleados pasan mucho tiempo realizando tareas manuales que podrían automatizarse?  

4. ¿Sus competidores ofrecen más productos y servicios dirigidos a segmentos específicos en el mercado que usted?  

5. ¿Qué porcentaje de transacciones del cliente generan excepciones que deben procesarse manualmente?  

Una vez analizadas las cuestiones anteriores, llega el momento de ponerse manos a la obra para elaborar la estrategia y elegir la plataforma de automatización correcta. AuraQuantic es una plataforma digital diseñada para crear procesos y aplicaciones low-code ilimitadas. Proporciona la funcionalidad necesaria para dotar de inteligencia a las operaciones de negocio, incluyendo análisis en tiempo real, minimización de los tiempos de desarrollo y la ejecución de eventos complejos, tecnologías de monitorización de la actividad de negocio (BAM) y el aumento de la colaboración entre departamentos.  

AuraQuantic es el único iBPMS (Sistema de Gestión de Procesos Empresariales Inteligentes) que permite ejecutar todos los procesos que las empresas deseen sin necesidad de programación adicional, por muy complejos que estos sean. Cada aplicación cuenta con tres pilares fundamentales: interfaz, lógica y datos, y además la solución combina diferentes tecnologías avanzadas que ayudan a las empresas a impulsar la hiperautomatización

En definitiva, la automatización de procesos genera que las empresas sean mucho más poderosas y alcancen ventajas competitivas que, de no ser por este tipo de soluciones, serían imposibles de alcanzar. Ahora que ya conoce cómo comenzar un proceso de automatización empresarial, hágase estas preguntas y, si todavía le surgen dudas, contacte con el equipo de AuraQuantic, ¡estaremos encantados de guiarle durante todo el proceso! 

Jessica Mauro
jessica.mauro@auraquantic.com