Caso de éxito Laboratorios Funat

El caso de éxito, de Laboratorios Funat con AuraQuantic, ha permitido a la organización mejorar en un 80% el tiempo invertido en su proceso de compras.

Laboratorios FUNAT es una empresa colombiana productora y comercializadora de productos naturales de uso medicinal, cosmético y nutritivo, elaborados a partir de plantas medicinales y recursos naturales.

Durante 25 años ha fabricado y distribuido productos a nivel nacional e internacional, brindando asesorías, formación, y generando hábitos y estilos de vida saludables entre los consumidores.

¿Por qué no conseguíamos mejorar nuestros resultados?

Sin embargo, la organización no contaba con ningún mecanismo que les permitiera tener un control y trazabilidad de sus actividades y procesos.

Aunque se había adquirido un ERP, y se habían realizado desarrollos propios, seguían existiendo perdidas de información, tareas manuales, y un uso excesivo del papel.

Con estas dinámicas de trabajo, en general poco automatizadas, la información generada por la empresa no se reflejaba en el sistema, y como consecuencia de ello existía un gran desconocimiento sobre la situación actual de la empresa.

De hecho, la cadena de producción ni tan siquiera contaba con datos fiables sobre los stocks de materias primas, y los procesos de compra dependían demasiado de aprobaciones firmadas en papel, que en multitud de ocasiones demoraban las adquisiciones de bienes y servicios necesarios para nuestra cadena de producción, simplemente porque el responsable de la firma no se encontraba en las instalaciones.

¿Por qué nos perjudicaba la desinformación?

La falta de información fiable sobre el inventario de la compañía imposibilitaba un control real de las necesidades de compra de la compañía, y como consecuencia de esto se producían situaciones de sobrestock o desabastecimiento de productos en los almacenes.

Al no existir un buen control de las compras de bienes y servicios tampoco se disponía de un valor exacto del precio de costo de fabricación, y por lo tanto nuestra política de precios era ineficaz y poco competitiva.

Los principales retos a los que se enfrentaba la organización eran los siguientes:

  • Falta de definición de los procesos
  • Definición de roles y tareas
  • Mejora de procesos
  • Resistencia al cambio
  • Pérdida de la información
  • Reducción de papel
  • Falta de aprobación de compras
  • Nula trazabilidad de las actividades
  • Control de presupuestos

¿Por qué Auraquantic?

“AuraQuantic nos ha permitido automatizar procesos que anteriormente tenían un alto porcentaje de actividades manuales, permitiendo simplificar tareas, eliminar reprocesos innecesarios, reducir los pasos de aprobación; logrando optimizar los tiempos de respuesta, lanzar rápidamente nuevos productos al mercado, cumplir con las reglamentaciones de ley, evitar sanciones y/o recogidas masivas de productos a nivel nacional”. “Se logra la centralización de las compras, ya que existían entes descentralizados a los cuales no se les aplicaba ni control ni seguimiento de sus compras”.

Lucas Hernández Saldarriaga (Director de compras y abastecimiento)

Con la implantación de la plataforma inteligente AuraQuantic iBPMS, FUNAT ha conseguido mejorar el control de la organización, y tener trazabilidad sobre las actividades de sus procesos. En estos momentos, la compañía dispone de las herramientas necesarias para obtener la información que necesita para realizar una mejor gestión de sus recursos.

La monitorización de los procesos era uno de los puntos clave en este proyecto; y una de las funcionalidades más importantes que ofrece AuraQuantic es la posibilidad de observar, controlar, y analizar en tiempo real la actividad de la entidad, lo que permite una toma de decisiones rápida y fundamentada.

Con AuraQuantic, la actividad diaria se convierte de forma automática en información útil y relevante que lo equipos de gerencia pueden utilizar para la toma de decisiones.

Además, permite combinar datos procedentes de otros componentes de software del sistema, y así obtener una visión integrada, completa y totalmente actualizada.

Gracias a las facilidades de integración de AuraQuantic es posible centralizar toda la información y gestionarla desde un punto único con una interfaz intuitiva, especialmente orientada a usuarios de negocio.

Por otra parte, la plataforma cuenta con un completo sistema de informes para analizar los datos introducidos durante la actividad de los usuarios y la ejecución de los procesos. Mantener un control de acceso al portal, y un registro de las actividades sobre un documento, una opción de software, o cualquier otra actividad de nuestro equipo en la plataforma.

Hoy en día, los procesos automatizados de compras permiten tener un control de las compras de activos fijos y gastos realizados en toda la compañía.

Resultados caso de éxito Laboratorios Funat

A día de hoy, procesan 700 recepciones (promedio/mes) de pedidos en el almacén y facturas de compra.

Esta potente herramienta BPM ha supuesto para FUNAT un pilar en la digitalización de la organización. Tras la reorganización de los procesos y estandarización de las actividades de la empresa, se consiguieron excelentes resultados promedio por mes:

Los usuarios destacan…

“Hoy en día, hemos logrado tener visibilidad y trazabilidad de cada uno de los procesos implementados en AuraQuantic iBPMS, mejorar el desempeño y optimizar los procesos. Se ha logrado una integración de las diversas áreas de la empresa, un proceso funcional en donde cada individuo tiene obligaciones específicas y a la vez, es parte de un proceso único, lo que facilita el acceso a la información”.

Diana Lorena Zapata Rodríguez (Jefa de Infraestructura – Gerencia Administrativa)

Pueden visitar el caso de éxito de Laboratorios Funat en el siguiente enlace: Laboratorios Funat, caso de éxito

Tomás Martí
tomas.marti@auraportal.com