En el proyecto de mejora y automatización, se procedió a implementar el proceso de intranet para la puesta en marcha de un portal para funcionarios y empleados eventuales en la plataforma de gestión AuraQuantic iBPMS.
Sobre el Tribunal Supremo Electoral de Honduras (TSE)
El TSE de Honduras adquirió en 2017 el producto AuraQuantic BPM para los Magistrados del Tribunal Supremo Electoral de Honduras, para la implementación de una Intranet con Gestión Documental, Gestión y Supervisión de Custodios Electorales y para el Monitoreo y Gestión de Llamadas de Call Center.
La Problemática
En el manejo interno de la documentación que se utiliza en el TSE aún no se había implementado el uso documentos digitales y toda la documentación desde memorándums, reglamentos internos y presupuestos hasta certificaciones y actas se imprimían en papel, lo que generaba altos costos y el riesgo de perder esta documentación. Para el período de elecciones primarias se planteó la posibilidad de implementar un sistema que permitiera llevar un control de todo el proceso de contratación, capacitación y selección de custodios electorales. El sistema debía contar con una plataforma de acceso con seguridad para usuarios externos e internos.
La Solución
AuraQuantic es un BPM con un gran valor añadido pues se complementa con un módulo de Intranet y Gestión Documental, esto ha permitido implementar un proceso automatizado de Gestión Documental además de contar con un repositorio para la documentación clave del TSE y permitir otorgar acceso restringido para los repositorios donde se guardan archivos digitales de actas y documentos con información confidencial. Se incluyeron clases de proceso que permitían llevar la gestión y supervisión de cada custodio electoral. El macroproceso se dividió en etapas que incluyen a su vez procesos automatizados que recogen información, asignan roles y estados a cada candidato a custodio para llevar un mejor control de su desempeño. Se implementaron dos procesos automatizados para apoyar en las labores del primer servicio de call center durante las elecciones primarias y las elecciones generales.
Intranet y Gestión Documental
Se ha implementado un proceso automatizado de Gestión Documental además de contar con un repositorio para la documentación clave del TSE.
Acceso restringido
Donde se guardan archivos digitales de actas y documentos con información confidencial.
Procesos automatizados
Que recogen información, asignan roles y estados a cada Candidato a Custodio para llevar un mejor control.
Monitoreo
Apoyar a los organismos electorales y monitorear la asistencia de los Custodios Electorales a los simulacros programados y el día de la elección.
Grandes Resultados
Después de la implementación se consiguió tener un control inédito sobre la cobertura de centros de votación ayudando a localizar las zonas de mayor necesidad para cubrir y reducir contrataciones de último minuto.
Resultados Excepcionales
Datos interesantes sobre el Tribunal Supremo Electoral de Honduras
Es un organismo público que administra los procesos electorales y consultas populares de manera transparente e innovadora; promueve la participación ciudadana y el libre ejercicio del sufragio, a fin de fortalecer el sistema democrático hondureño.
10000
Custodios electorales
Registrados y distribuidos por todo el país.
400
Operadores
En una moderna plataforma de Call Center.
5687
Centros de votación
Habilitados en todo el país.
5795264
Carga Electoral Procesada
Con una Participación del País del 43.85%