Cómo ajustar el presupuesto en tecnología

Actualmente muchos de los CIO de las empresas están pensando en cómo ajustar el presupuesto tecnológico. El actual escenario, definido por una alta volatilidad e incertidumbre, unido a la complejidad y ambigüedad de las condiciones preexistentes, obligan a las organizaciones a ajustar sus presupuestos y prepararse para diferentes escenarios, no todos ellos positivos.

Para ayudarles, quisiera darles algunas indicaciones para poder ajustarlo sin perjudicar sus esfuerzos de mejora organizacional. Nos centraremos en dos cuestiones que, en mi opinión, son las fundamentales al ajustar el presupuesto. En primer lugar, definir la situación de su empresa y, en segundo lugar, definir qué proyectos priorizar, y en qué proyectos dejar de invertir.

Definir la situación de su empresa

Los analistas de Forrester Bobby Cameron y Andrew Bartels, recomiendan definir cuál es la situación de la empresa antes de plantearse ajustar el presupuesto. De esta manera, definen las empresas en 3 categorías, y según su categoría recomiendan diferentes medidas:

Supervivencia

Las empresas en esa situación ya están sufriendo una contracción en sus ventas, y tienen dificultades para mantener la actividad. En este caso, estas empresas van a necesitar reducir su presupuesto tecnológico en un 30% aproximadamente. Por supuesto, esto va a depender de la situación específica de cada empresa, es importante dejar claro que esto es una aproximación, y en ningún caso debe tomarse ninguna medida sin un estudio previo adecuado.

Adaptación

En este caso hablamos de empresas que se han visto afectadas en parte, sólo han tenido problemas menores, o incluso, se han visto parcialmente beneficiadas por la situación. En este caso la recomendación es de reducir los costes entre un 10% y un 20%.

Crecimiento

No todas las empresas están siendo perjudicadas por la situación, de hecho, algunas empresas están siendo beneficiadas por la actual situación. En este caso, lo mejor es seleccionar los mejores productos y proveedores de servicio, para poder mantener y aumentar el ritmo de crecimiento.

Qué proyectos priorizar, y en QUÉ proyectos dejar de invertir

Para definir qué proyectos deben ser priorizados, y qué proyectos deben ser congelados o cancelados de todo nuestro portafolio existente, les propongo utilizar una técnica creada en 1970 por Peter Pyhr para Texas Instrument, me refiero al presupuesto base cero. Con esta técnica lo que vamos a conseguir es reevaluar cada uno de los proyectos que tenemos planificados, o en proceso de implementación. De esta manera, podremos ajustar el presupuesto minimizando las desventajas.

En primer lugar, consideraremos que todos los proyectos están paralizados, y consideraremos la inversión realizada igual a cero, en todos los casos. Ahora podemos evaluar el presupuesto para cada uno de los proyectos, y crear un marco de decisión. El marco de decisión típico debe incluir proyectos obligatorios, de transformación, de diferenciación, de crecimiento y de mejora. En este artículo Laurence Goasduff, analista de Gartner, profundiza en el detalle.

Una de las principales virtudes de esta aproximación es que en este momento, no es necesario justificar el porqué los proyectos se han paralizado, puesto que es una medida igual para todos, y debemos pasar a la siguiente fase del análisis, y justificar el porqué debemos retomar unos proyectos, o iniciar otros.

Proyectos obligatorios

Son proyectos que no podemos posponer ni cancelar. Suelen estar relacionados con obligaciones legales, cumplimiento normativo o normas de calidad.

Proyectos de transformación

Este tipo de proyectos construyen las ventajas futuras de la organización. Deben estar vinculados a la estrategia de la empresa.

Proyectos de diferenciación

Son esos proyectos, relacionados con el valor añadido que brinda la empresa, los que le permiten mantenerse en el mercado. Son proyectos vitales para la empresa.

Proyectos de crecimiento

Son proyectos que se enfocan en hacer crecer las líneas de negocio existentes.

Proyectos de mejora

Estos proyectos tienen como objetivo proveer de eficiencias operacionales o de capital a la organización. También se suelen incluir proyectos de mantenimiento o de mejoras básicas.

Conclusión

Ajustar el presupuesto de una empresa es siempre una difícil labor. Hay muchos factores que hay que tener en cuenta, pero he intentado en este artículo enfocar en dos cuestiones fundamentales, situación de la empresa y portafolio de proyectos.

Teniendo en cuenta estos dos factores, y aplicando la lógica que he propuesto en este artículo, estoy seguro de que podrán abordar aquellos proyectos que son necesarios para su organización, y asegurar la supervivencia y evolución positiva de su empresa.

Para terminar, no quisiera despedirme sin recomendarles que analicen la posibilidad de adquirir una herramienta low-code para generar muchas de esas aplicaciones necesarias en sus empresas.

Francisco Sánchez
francisco.sanchez@auraportal.com