Descubrimiento de procesos con AuraQuantic

El descubrimiento de procesos con AuraQuantic es una técnica que requiere utilizar un proceso específico para tratamiento de casos desestructurados como Comunicación Ad-Hoc, y una herramienta para el rastreo y análisis de indicadores como Universal Watcher.

Process Discovery (Descubrimiento de procesos), es una técnica asociada a process mining, que se está imponiendo en el mundo empresarial como una herramienta imprescindible para identificar y crear modelos de procesos.

Incluso en empresas con un alto nivel de transformación digital descubrir cuál es el siguiente proceso que debería automatizarse no es una tarea fácil.

Tradicionalmente, esta era una costosa y lenta tarea que requería entrevistarse con los empleados con el objetivo de identificar procesos poco habituales, y averiguar qué tareas debían realizarse y quiénes las debían ejecutar, para finalmente elaborar un informe con las recomendaciones de automatización.

Sin embargo, con las herramientas adecuadas este proceso se puede simplificar de manera significativa utilizando los registros de actividades almacenados en el sistema.

¿Por qué es necesario analizar las comunicaciones y descubrir nuevos procesos?

Dentro de la actividad empresarial, es muy común encontrase con casos en los que se requiere manejar un proceso con una serie de actividades que a primera vista parecen no tener una conexión entre ellas, ni un orden de ejecución establecido.

En muchos casos, estas actividades están arraigadas en la rutina empresarial, y no existe un procedimiento claro de actuación, ni un control y trazabilidad que garantice que estas se han realizado de forma satisfactoria.

Por si fuera poco, estas acciones no dejan ningún rastro por lo que no es posible obtener ningún informe.

Sin embargo, este tipo de tareas desestructuradas, también denominadas Ad hoc, son fundamentales para la buena marcha de las organizaciones y es necesario contar con un software específico que registre las acciones y nos ayude a tener un control sobre ellas.

En este tipo de procesos los usuarios deben poder decidir el Qué, el Cuándo y el Quién de las actividades que se necesitan crear, asignar tareas a otras personas, y generar interacciones entre ellas.

Posteriormente, en la fase de descubrimiento de procesos, se extraerá la información del sistema y se analizarán las transacciones para descubrir quién hizo qué, cuándo, durante cuánto tiempo, etc.

Una estrategia de recopilación de datos adecuada, y una buena extracción de los datos proporcionará una visión completa de los procesos empresariales estructurados y desestructurados.

AuraQuantic: Comunicación Ad-hoc (Process Discovery)

La aplicación Comunicación Ad-hoc (Process Discovery) es una herramienta de comunicación que permite interactuar con otros usuarios para asignarles tareas, plantearles dudas, o cualquier otra acción que se necesite.

Las tareas asignadas pueden ser ejecutadas en cualquier momento, y los usuarios pueden interactuar entre ellos mediante las opciones Responder o Reasignar.

Como todas las aplicaciones de AuraQuantic, la aplicación está diseñada con tecnología web responsive por lo que puede correr en cualquier dispositivo (PC, Tablet, móvil), y resulta especialmente interesante para el trabajo de equipos distribuidos y trabajo en remoto.

La aplicación de Comunicación Ad-hoc (Process Discovery) de AuraQuantic garantiza:

  • Un mayor control del flujo de la conversación. (Histórico de conversaciones de la tarea).
  • Trazabilidad del proceso.
  • Información centralizada.
  • Base de datos del conocimiento.
  • Envío de tareas automático a los participantes en el proceso.
  • Plataforma Web, y formularios Responsive personalizados para que se pueda acceder desde cualquier dispositivo.
  • Fácil de usar gracias a su interfaz amigable.

AuraQuantic: Universal Watcher

Universal Watcher es una funcionalidad de AuraQuantic dirigida especialmente a analistas y personal de gerencia para ayudarles en su labor de análisis y toma de decisiones.

Con esta herramienta, analistas y equipo directivo pueden crear sus propios informes de indicadores, y configurar alertas y notificaciones para estar informados en todo momento de la evolución de los proyectos.

A diferencia de una consulta, muestra los datos registrados en momentos específicos, y no los últimos guardados en la base de datos, por lo que es especialmente útil para rastrear el valor de los indicadores establecidos a lo largo de la ejecución de un proceso.

Descubriendo procesos con Comunicación Ad-hoc y Universal Watcher

Utilizando Universal Watcher es posible obtener una vista con los datos generados por la aplicación Comunicación Ad-hoc y averiguar cuáles son las tareas desestructuradas que más se solicitan, quiénes las solicitan, quiénes interactúan en el proceso, cuándo se solicitan y sobre todo ¿qué se solicita?

El análisis de estos datos y la búsqueda de patrones repetitivos son alguna de las estrategias que los equipos de descubrimiento de procesos utilizan para realizar su labor. Por ejemplo, detectar una solicitud de tarea que se repite mucho, y que implica a varios usuarios que invierten un tiempo determinado para realizarla, podría revelar un proceso que necesita ser digitalizado.