INCAE ha convertido sus campus en 100% seguros

INCAE, gracias a la colaboración con AuraQuantic para la automatización de procesos y la creación de aplicaciones para mejorar los servicios, ha convertido sus campus en 100% seguros. Los alumnos, profesores, y colaboradores de INCAE, los consideran una zona libre de COVID-19, gracias a las medidas de control implementadas.

INCAE Business School, acrónimo del Instituto Centroamericano de Administración de Empresas, es una escuela de negocios internacional ubicada en el campus de Francisco de Sola en Nicaragua, y el campus de Walter Kissling Gam en Costa Rica. The Financial Times ha clasificado a INCAE como un programa de MBA global, y The Wall Street Journal ha clasificado a INCAE Business School como una de las 10 mejores escuelas de negocios internacionales del mundo. La escuela fue fundada por Harvard Business School en 1964 y, aunque es independiente, se adhiere al método de estudio de casos de Harvard y a su plan de estudios.

A los campus ingresan habitualmente no sólo estudiantes y colaboradores, sino también proveedores y visitantes en general. Esto creó la necesidad de establecer un riguroso control sobre los ingresos diarios. Con anterioridad a la implementación del nuevo proceso automatizado se estableció un procedimiento manual, apoyado con tecnologías de videollamadas, mensajería y correos electrónicos. El personal de seguridad que supervisa la entrada controlaba, mediante un listado, quién estaba autorizado a entrar. Esto generaba diferentes problemáticas, como el hecho de no tener el listado actualizado, o requerir su entrada a personal esencial, y no esencial, que no tenía autorización previa. Esto motivaba continuas comunicaciones desde el área de seguridad, para poder confirmar la autorización de entrada en el campus.

Con el nuevo procedimiento automatizado, además del uso de las anteriores tecnologías para la comunicación interna y con los visitantes, proveedores y colaboradores, se implementó un proceso mediante el cual se registraban todos los datos relevantes de cada una de las personas que ingresaban al campus, se aseguraba el cumplimiento de todas las medidas de seguridad y prevención al entrar y salir del campus, y en caso de alguna incidencia, se aseguraba la correcta notificación a todas las personas que podrían haberse infectado y a las autoridades pertinentes.

El procedimiento se inicia mediante una solicitud formal de visita a través de un formulario de AuraQuantic. Dicha solicitud es aprobada o denegada por el comité de seguridad del campus correspondiente y, a partir de la aprobación de la visita, se disparan una serie de avisos, prácticamente en tiempo real, a la persona visitante, al comité de seguridad del campus, a las personas y departamentos involucrados en la visita, y al mismo tiempo, se genera un reporte sobre la visita a realizar para que el personal de seguridad pueda consultar dicho informe, y validar la entrada de la persona o personas que van a realizar la visita.

El visitante y el solicitante reciben de manera automática en su correo electrónico, una vez aprobada la visita, un documento personalizado generado de manera automática por AuraQuantic, en el que se detallan las medidas de seguridad y prevención que deben adoptar al realizar la visita, así como la información de acceso a las instalaciones. Con esta herramienta, la seguridad de INCAE cuenta con una lista de verificación del cumplimiento de los protocolos recomendados por el equipo de salud ocupacional de INCAE, en conjunto con el Ministerio de Salud de Costa Rica, y una herramienta de rastreo completo, en caso de aparecer algún positivo en COVID-19, que les ayudará a prevenir la expansión de la infección.

La implementación de dicho procedimiento ha sido sencilla y rápida, unas cuatro semanas desde la planificación a la puesta en marcha, y de un alto impacto en el funcionamiento de INCAE. En palabras de Jose Luis Araya, Manager de Innovación y Calidad de Procesos: “con AuraQuantic hemos podido implementar un sistema que nos ayuda a mantener nuestros campus limpios y controlados en todo momento, garantizando que quien accede a ellos cumple con todas las medidas profilácticas”.

Francisco Sánchez
francisco.sanchez@auraportal.com