Por qué automatizar con visión de futuro

¡No basta con digitalizar los procesos! Hay que automatizar con visión de futuro para asegurarse la optimización y transformación continua, con independencia de la tecnología utilizada, para ir siempre un paso por delante de las demandas del mercado.

“Las tecnologías emergentes como la automatización de procesos robóticos y la inteligencia artificial prometen una nueva era de automatización de procesos comerciales. Los líderes de aplicaciones deben centrarse en inversiones que ofrezcan valor a corto plazo, pero que también proporcionen una base sostenible para la optimización y transformación continuas de las operaciones comerciales”.

Gartner

Por qué fracasan los proyectos de transformación digital

Según la encuesta de La Junta Directiva de Gartner de 2020 el 69% de las juntas directivas aceleraron sus iniciativas de negocios digitales a raíz de la interrupción de COVID-19.

Sin embargo, un porcentaje muy elevado de los proyectos de transformación digital siguen fracasando por diversos motivos.

Existe una tendencia generalizada a acercarse a la transformación digital enfatizando tecnologías como inteligencia artificial (IA), chatbots, etc., ya que hoy en día son el centro de todas las miradas, y sin duda alguna las que van a marcar los avances del desarrollo de software en los próximos años.

Sin embargo, los problemas tecnológicos suelen ser los aspectos más fáciles de resolver, y son otros aspectos, no relacionados con la tecnología, los que pueden enmascarar la profundidad de la transformación organizacional requerida y convertirse en serios inhibidores.

Sin una visión compartida, la transformación digital se estancará. Solo una visión que sea significativa y fácil de entender es factible.

La verdadera transformación digital implica optimizar el modelo de negocio. Es decir, conseguir una mayor productividad, mejores productos, y una mejor experiencia de cliente, para adaptarlo digitalmente, y transformarlo para abrir nuevas líneas de negocio de productos, servicios o modelos.

Transformación digital, automatice con visión de futuro

En palabras de Neil Osmond, distinguido Vicepresidente analista de Gartner, “la transformación digital no tendrá éxito sin un entendimiento común y una visión clara en toda la organización”.

Claves para automatizar con visión de futuro

En la medida que se avanza en la línea de optimizar y transformar operaciones comerciales digitales surgen una serie de preguntas que resultan inevitables:

  • ¿Qué procesos se deben de automatizar o reinventar primero?
  • ¿Cómo es posible ofrecer valor rápidamente?
  • ¿Cómo ofrecer valor de forma sostenible?

Tecnologías como RPA e IA ofrecen nuevas oportunidades para generar valor, sin embargo, no conviene quedarse con lo que dice la publicidad que rodea a estos productos y realizar un buen estudio de las necesidades reales.

No es posible automatizar con visión de futuro si la transformación no está impulsada por el negocio

La transformación digital debe centrarse en prioridades comerciales como el crecimiento de los ingresos, la satisfacción del cliente o la eficiencia operativa para ser verdaderamente transformadora. Y también debe abarcar a las personas y procesos.

“Resístase a saltar directamente a resolver problemas relacionados con la tecnología. Si lo hace, su iniciativa se convertirá rápidamente en un largo proyecto de modernización de TI que no abordará elementos clave de su modelo operativo, como procesos y formas de trabajo”.

Neil Osmond

Al igual que cualquier otro proyecto, para abordar un proceso de transformación digital es necesario comprender claramente cuál es el resultado comercial que se espera y centrar las prioridades en ese resultado.

Optimizar la eficiencia y Transformar para innovar

¿Por qué lo llamamos automatización de procesos en lugar de automatización de oportunidades?

La optimización se centra en maximizar la eficiencia de los procesos y operaciones comerciales ya existentes, aumentando su productividad, reduciendo errores y evitando riesgos conocidos. En un entorno tecnológico hace referencia a aumentar el valor generado mediante el uso de tecnologías de automatización.

Sin embargo, la transformación está más enfocada a generar valor agregado, y utiliza los datos generados por otras aplicaciones (en general aportados por la optimización digital), y la automatización para experimentar con nuevas formas de generar valor. Por lo tanto, las empresas deben de invertir en tecnologías que permitan realizar cambios de forma rápida y ágil a medida que se prueban nuevas ideas.

En ambos casos, la idea que debe prevalecer es apostar por un retorno rápido de las inversiones, y para ello la mejor estrategia es empezar introduciendo tecnologías poco invasivas y que permitan un desarrollo rápido.

En el caso de la optimización, se pueden mejorar los procesos habilitando nuevos servicios digitales. Además, se añadirán nuevas metodologías y se respaldarán mediante la monitorización y el análisis de los procesos. Y se utilizarán técnicas de minería de procesos y simulación para mejorarlos y dotarlos de mayor inteligencia.

En cuanto a la transformación, su objetivo es descubrir nuevos patrones de comportamientos e identificar los procesos o tareas que se prestan a automatización. Para ello, necesitará software específico para realizar el análisis, y plataformas RPA y Low code para realizar el desarrollo de las aplicaciones.

Los líderes de desarrollo de aplicaciones deberán respaldar una combinación de esfuerzos de optimización y transformación, y para ello necesitarán tecnologías que automaticen los procesos y que aumenten la destreza digital de los trabajadores del conocimiento al ofrecer una mejor colaboración y soporte de decisiones.

RPA y Low-Code para optimizar y transformar

¡Las aplicaciones heredadas no siempre son fáciles de cambiar! Están desarrolladas con tecnologías en desuso, y no disponen de un API que permita compartir los datos, por lo que acaban generando silos de información dentro del sistema.

En estos escenarios, RPA proporciona una forma poco invasiva de acceder a los datos o servicios bloqueados y conseguir resultados muy parecidos a los que se obtendrían modernizando el software, pero con menos esfuerzo inicial, y reduciendo costos y tiempo invertido.

Por otra parte, las plataformas low code permiten integrar al equipo de desarrollo a personas con menos habilidades técnicas pero que poseen conocimientos de otras áreas de la organización que el equipo de TI no tiene.

Analista de datos visualizando dashboard

Pueden utilizarse para automatizar procesos que impliquen una combinación de tareas realizadas por humanos o máquinas. Y también automatizan procesos donde se requiere poca o ninguna interacción humana.

Combinando plataformas de integración, RPA y Low code, es posible cerrar las brechas entre las aplicaciones heredadas y las modernas, aumentando el grado de automatización en la organización y liberando de carga al departamento de TI. Además, con la introducción de estas tecnologías se conseguirá una mejor difusión del conocimiento empresarial, y se mejorará la experiencia del usuario.

Mejorando el ROI y los resultados comerciales

Un proceso automatizado, pero mal diseñado sigue siendo un mal proceso. La automatización no adecuada de un proceso puede generar más problemas ya que aporta mayor rigidez al proceso comercial, además de costos adicionales de infraestructura y mantenimiento.

Para mejorar los procesos es imprescindible apoyarse en los usuarios del proceso y utilizar metodologías como Lean para mejorar el producto o servicio y la experiencia de los clientes.

Además, se debe adoptar una mentalidad de DigitalOps para conectar las inversiones en herramientas tecnológicas con los resultados comerciales operativos y estratégicos.

En el proceso de transformación digital los líderes deberán considerar como mínimo los siguientes puntos:

  • Adoptar de plataformas de aplicaciones low code para realizar de forma ágil procesos que permitan experimentar con las futuras experiencias de clientes.
  • Usar iBPMS para automatizar, orquestar y coreografiar procesos comerciales complejos.
  • Proporcionar servicios de integración de aplicaciones para evitar los silos informativos dentro de la organización.
  • Utilizar herramientas para analizar, y extraer significado, de datos estructurados y contenidos no estructurados y semiestructurados.
  • Hacer uso de plataformas de comunicación y participación para potenciar la colaboración entre los trabajadores del conocimiento.
  • Analizar interacciones ad hoc para identificar más oportunidades de automatización.
  • Evaluar el impacto de la automatización tanto a nivel de rol como de habilidades.
Jessica Mauro
jessica.mauro@auraquantic.com