¿Por qué se deben Gestionar las Empresas por Procesos?

Las empresas y organizaciones de todo el mundo empezaron a introducir la informática en sus modelos de trabajo para atender funciones específicas de sus departamentos.

En función, de las necesidades se iban adquiriendo programas que solucionaban determinadas problemáticas de un área de la empresa, sin tener en cuenta al resto de la organización y generando silos de información.

Por otra parte, esta forma de generar la empresa necesita de una rígida estructura jerárquica soportada en áreas, departamentos, secciones, etc. ya que se basa en controlar, analizar y optimizar las actividades que realiza cada empleado (o máquina): facturar, visitar a clientes, estudiar y aprobar propuestas, etc., sin tener en cuenta los procesos para los que se realizan estas actividades.

La idea fundamental de este enfoque es “si se optimizan todas las funciones que se realizan, se optimiza la gestión de la empresa”.

Esto no es cierto. Falta aquí una variable importante que es la coordinación.

Cuando trabajamos por funciones la información estructurada y desestructurada que genera la organización se trata de forma separada, y no siempre tenemos la garantía de que esté llegando a todos los departamentos:

1- La gestión de la Información Estructurada (datos) que se genera en la empresa se maneja mediante herramientas (hardware y software de gestión) que, por una parte, ayuda a optimizar el trabajo de las personas. Y, por otra, ofrecen informes y análisis basados en los contenidos de las bases de datos.

2- De igual forma, la gestión de la Información No Estructurada (documentos y/o contenidos) que se genera en la empresa se maneja mediante otras herramientas del mismo tipo aunque diferentes (Gestión Documental, ECM, etc.) e independientes.

La Gestión por Procesos

La realidad es que todas las empresas realizan sus actividades según flujos de trabajo coordinados y alineados con la cultura, la estrategia y los objetivos de la entidad. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos.

La Gestión por Procesos está basada en la optimización, no de las acciones o funciones, sino la optimización y Mejora Continua de los procesos.

En la Gestión por Procesos, cuando un evento que ocurre en el día a día pone en marcha un proceso, las funciones y actividades del proceso se optimizan, pero, además, se tiene en cuenta la coordinación de estas acciones del proceso de principio a fin, alineándolo además con la cultura y los objetivos de la entidad.

Los procesos tienen:

1. Un Inicio. Cuando, en el día a día, ocurre en la organización un evento que debe ser resuelto.

2. Un Desarrollo. En el que realizan las actividades (llamadas Tareas) necesarias para su resolución, que pueden ser Personales: ejecutadas por personas (empleados o externos como clientes, proveedores, etc.) o de Sistema: que son ejecutadas por una aplicación de software, máquina, etc. sin intervención humana.

3. Y un Fin. Cuando ha sido dado por resuelto, tanto si es con éxito como sin éxito.

Como la resolución de estos eventos empresariales suelen ser ‘transversales’, cada proceso de negocio se Inicia, Desarrolla y Finaliza con independencia de áreas o departamentos.

El hecho de que todo el proceso recaiga de principio a fin sobre un determinado departamento o sobre varios o que intervengan también clientes, proveedores, subcontratistas, etc. no tiene ninguna relevancia (es lo natural) bajo el enfoque de la Gestión por Procesos.

Esto permite un control exhaustivo de la información que se genera en la empresa, así como una uniformidad y cohesión de esta. En efecto, un iBPMS (Suite de Gestión Inteligente de Procesos de Negocio) puede gestionar:

Información Estructurada. Todos los datos creados, modificados o eliminados, no solo en los procesos sino, también, de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, legacy, etc. e incluso los que provienen de la integración con dispositivos externos, ya provengan de artefactos que se utilizan en la empresa como máquinas, sensores, etc. o bien capturados automáticamente de Internet, y que habrán sido integrados en la suite iBPM.

Información No Estructurada. Documentos de todo tipo que hayan sido creados, aportados por los externos (clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados, firmados o eliminados. Así como los Contenidos digitales.

Información Relacionada: A través de enlaces con el resto de elementos de gestión: empleados, cuentas, etc. a través de redes de relaciones entre todos los elementos a nivel 1:1, 1:N y N:N, así como con los procesos y los documentos.

Información de Reglas. Reglas de Negocio, estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de comportamiento textual (interpretable) o mecánico (automático).

Información sobre Actividades. Sobre personas, grupos y roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de las tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.

Información de Control y Análisis: Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Vistas, Indicadores KPI, Monitorización, Reportes, Business Intelligence, etc. por cada proceso y por los conjuntos de procesos que se quiera analizar, así como del total de la empresa.

Low code, integraciones y democratización del software

Una herramienta low code iBPMs es fundamental como elemento de conexión entre los distintos softwares del sistema, y debe proporcionarnos capacidades de integración con tecnologías de última generación, y asistentes guiados o conectores para llevarlas a cabo.

Los procesos siempre son susceptibles de mejora, y las nuevas tecnologías como RPA, o inteligencia artificial cada vez adquieren más habilidades para realizar funciones que hasta ahora debían desempeñar personas, por lo que es necesario que la herramienta low code que empleemos pueda integrarse con estas tecnologías y utilizarlas en favor de la eficiencia y optimización del proceso.

Innovación

Por otra parte, resaltar que gracias a la particularidad de desarrollo fácil que han aportado las herramientas low code se ha producido una democratización del proceso de creación de nuevas aplicaciones, que ha permitido que personas de departamentos no relacionados con tecnología puedan unirse a esta labor.

Y gracias a ello, se ha producido un intercambio de información entre personas de distintos departamentos que ha beneficiado la personalización, eficiencia y optimización de las herramientas creadas, y que ha liberado al departamento de TI de carga de trabajo.

Conclusiones

La gestión por procesos, al contrario que la gestión por funcionalidades unifica a los distintos departamentos de las empresas de forma natural.

Cualquier actividad de la empresa implica llevar a cabo tareas, y que estas se realicen por distintas personas de distintos departamentos y, por lo tanto, es necesario definir un workflow que asegure que se van a cumplir todas las tareas en el orden previsto.

Una plataforma low code es una herramienta ágil que nos ayuda a digitalizar nuestros procesos, y avanzar con nuestro proyecto de transformación digital, pero debe proporcionarnos conectores para integrarse con otras tecnologías, y de esta manera cubrir dos objetivos fundamentales:

  1. Que no se produzcan silos de información.
  2. Conectar con tecnologías de vanguardia que ayuden a optimizar nuestros procesos.

lolita
lola.selles@auraportal.com