Process mining: Qué es, cómo aplicarlo y cuáles son sus beneficios

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Process mining: Qué es, cómo aplicarlo y cuáles son sus beneficios

Seguro que más de una vez ha oído hablar de la minería de procesos (o process mining, en inglés), pero todavía tiene muchas preguntas sin resolver sobre qué es y qué ventajas competitivas puede tener su aplicación en la empresa. 

Si quiere resolver todas estas dudas, en el siguiente post podrá conocer con detalle qué es process mining, cómo aplicarlo y cuáles son sus beneficios. ¡Comenzamos! 

En la actualidad, las empresas desarrollan su actividad en un entorno cada vez más cambiante y complejo. Esto es debido a un conglomerado de factores como el incremento de la competencia, el aumento de la globalización, la internalización de las empresas, la celeridad en el desarrollo de tecnologías de la información, el incremento del nivel de incertidumbre en el análisis del entorno organizacional y la reducción del ciclo de vida de los productos.  

Todos estos factores han propiciado que la información se convierta en una piedra angular en el seno de las organizaciones, ya que posibilita, no solo su adecuado funcionamiento, sino que, también, su desarrollo y supervivencia en el mercado. 

Sin embargo, cuando hablamos del concepto de información dentro de una empresa, resulta ineludible pensar en los Sistemas de Información (SI). Un concepto mucho más amplio, pero que está íntimamente ligado con la información que se genera y comparte a diario en una empresa. 

Los SI podemos definirlos como un conjunto de procesos destinados a recopilar, elaborar y distribuir, de manera selectiva, la información valiosa que se genera en el entorno de la organización. Dicho de otra forma, la función de los SI es capturar los hechos en cuanto se producen, ya sean internos o externos, procesar todos los datos obtenidos y comunicarlos a las partes que corresponda dentro de la organización, para que puedan reaccionar y tomar decisiones de forma ágil. 

Por tanto, la importancia de los SI a nivel empresarial es vital para mejorar la funcionalidad, efectividad, eficacia y calidad de la operativa diaria. 

Process mining: ¿Qué es? 

Ahora bien, una vez hemos explicado, a grandes rasgos, la importancia de la información y de los SI en el seno de las empresas, podemos comenzar a hablar sobre qué es process mining o minería de procesos. 

El punto de partida para entender el concepto de process mining es conocer cómo se lleva a cabo el registro de eventos (event log), por parte de los SI disponibles en una organización.

Podemos definir el registro de eventos como el histórico de ejecución de los diferentes procesos que se llevan a cabo en un negocio. Este registro guarda la información relacionada con actividades, tiempos, ejecutores y demás datos que forman parte de cualquier proceso. 

Asimismo, esta información puede estar almacenada en múltiples formatos como tablas, bases de datos, archivos de correo electrónico o registros transaccionales.

El registro de eventos consta de los siguientes elementos: 

  • Casos del proceso: Todo proceso se compone de diferentes casos que llevan asociados un código de identificación, también conocido como ID del caso. Ejemplo: Solicitud de venta 1987.
  • Actividades del proceso: Cada caso está constituido por actividades, tareas y decisiones; y, además, se relaciona a su vez con otros casos. Ejemplo: Tramitación de solicitud venta y aprobación de solicitud de venta.
  • Ejecutores: Se refiere a los empleados que desarrollan y ejecutan cada una de las actividades del proceso. Ejemplo: Ana, comercial de ventas.
  • Datos adicionales: Los casos pueden contar con información adicional, como el tiempo de inicio y fin de la actividad, departamentos implicados, tipo de producto y/o servicio, fecha estimada de entrega, etc.

Por tanto, la calidad de la información recopilada en el registro de eventos va a influir directamente en la calidad de los resultados del process mining. Entonces, ¿qué es process mining? La minería de procesos es una disciplina cuyo objetivo es descubrir, monitorizar y mejorar procesos de negocio, a través de la extracción de conocimiento de cada uno de los registros de eventos. 

Este registro de evento los encontramos, en la mayoría de los SI, como por ejemplo los TPS (Transaction Processing System o Sistema de Procesamiento de Transacciones) que se encargan de registrar actividades básicas y rutinarias, generadas a partir de transacciones comerciales y operaciones de la empresa. Dos ejemplos de TPS especializado son los CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning).

Fases de aplicación del process mining 

La detección de oportunidades o áreas de mejora es uno de los principales propósitos del process mining. Sin embargo, esta es la última fase de un proceso que comienza con la extracción y posterior análisis del histórico de datos almacenado en los SI, seguido por la identificación del modelo real del proceso que se está ejecutando; y, finalmente, la recopilación de información que permitirá plantear mejoras en los procesos actuales.  

Proces-mining-fases

1. Extracción de datos

En esta primera fase se procederá a la extracción de los datos de los SI, para poder llevar a cabo el análisis deseado.

2. Importación y analítica de datos

En este paso se realizará un análisis pormenorizado de la información, aplicando filtros específicos.

3. Descubrir el proceso

A través del uso de diferentes algoritmos se procederá a identificar modelos de proceso, con sus respectivas actividades, tareas y decisiones. 

4. Análisis a nivel organizativo

En esta fase se analizarán las relaciones de interacción entre los distintos elementos ejecutores que han intervenido en las actividades del proceso.

5. Propuestas de mejora

En este último apartado del proceso se plantearán e implementarán todos aquellos cambios que se estimen necesarios, para la optimización de los procesos de negocio.

Beneficios del process mining

Descubrir el modelo de ejecución real de un proceso de forma objetiva

Los algoritmos de los que se sirve el process mining van a analizar los registros de los eventos y a desvelar el modelo de ejecución real de un proceso. Todo ello, sin tener en cuenta valoraciones subjetivas, como las de las personas implicadas en el proceso de negocio o la documentación relativa al modo en cómo debe llevarse a cabo un proceso. 

Detección de bucles 

El análisis de datos llevado a cabo a través del process mining va a permitir detectar posibles cuellos de botella o problemas que han surgido durante el desarrollo de un proceso y que han supuesto su ralentización. 

Verificar que el proceso cumple con toda la reglamentación establecida  

El process mining va a permitir comparar el modelo real de ejecución de un proceso con todos los procedimientos documentados y reglamentados por la empresa, para así poder confirmar que se está cumpliendo con la normativa y protocolos establecidos.  

Controlar los niveles de productividad de los recursos humanos de la empresa

Al quedar registrados los tiempos de inicio y de finalización de ejecución del proceso, se pueden conocer con exactitud los niveles de productividad reales de las personas que participan en el mismo.

Ayuda a comprender la relación entre diferentes variables de un mismo caso

El process mining analiza cómo diferentes variables vinculadas con un mismo caso, pueden influir en los tiempos de ciclo o de ejecución de un proceso. 

Pronosticar el tiempo de ciclo de un caso

Gracias a la minería de datos se puede conocer el tiempo de ejecución restante de un proceso. Una información muy valiosa para las organizaciones, ya que, tiene repercusión directa sobre el control de la productividad, fijación de KPI´s, reducción de costes, etc.

Generación de conocimiento en la organización 

La monitorización de los diferentes procesos de negocio va a contribuir a su optimización en tiempo y forma; y, también, a generar conocimiento entre los empleados de la compañía.  

Resiliencia empresarial 

El process mining contribuye a mejorar la resiliencia empresarial, es decir, la capacidad de adaptación de la organización ante situaciones adversas. Esto es posible gracias al análisis del modelo de ejecución real de un proceso, el cual, permite identificar aspectos inestables y, posteriormente, aplicar las medidas correctivas necesarias que permitan a la organización sobreponerse y alcanzar los objetivos marcados. 

En conclusión, la misión principal del process mining es analizar y compartir los datos de ejecución real de cada uno de los procesos de negocio de la empresa, los cuales están almacenados en los SI, con el propósito de optimizar dichos procesos, contribuyendo así a generar conocimiento dentro de la organización.

Sara Gundín
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