Quimtia automatiza todas las etapas del proceso de exportación de sus cuatro líneas de negocio

Quimtia ha logrado automatizar todas las tareas que forman parte de las diferentes etapas del proceso de exportación de mercancías. Un avance que ha sido posible mediante la implementación de AuraQuantic. La suite de gestión inteligente de procesos de negocio (iBPMS) líder del mercado, según el TEC Insight Report for PMA Solutions 2022, la cual ha servido para reducir la carga de trabajo manual de las diferentes áreas y actores implicados en el proceso de comercio internacional, agilizando los tiempos de gestión.

 

La compañía especializada en la producción y distribución de productos químicos partía de una situación en la que el proceso de exportación de mercancías “no estaba fluctuando de la mejor manera”, según declaraciones realizadas por Joselyn Obregón, analista de Comercio Exterior en Quimtia. Esto se debía a que gran parte de las tareas eran manuales, lo que presentaba “muchos inconvenientes” en el desarrollo ordinario de todas las operaciones de comercio exterior, en tiempo y forma.

 

Esta situación condujo a la dirección de la compañía a buscar una solución tecnológica en la industria del software empresarial que permitiera controlar el proceso completo, desde la colocación del pedido SAP, planificación del mismo, pasando por la fase de generación del packing list, gestión interna (almacén) y externa (agente de carga y de aduana) del pedido, hasta la entrega final al cliente. Tras valorar las diferentes opciones disponibles en el mercado, la dirección de Quimtia optó por contactar con Daya +, una consultora tecnológica especializada en la automatización de procesos y partner oficial de AuraQuantic.

 

La implementación de la suite iBPMS ha reportado importantes beneficios a la compañía química, en lo que respecta al proceso de exportación, tales como:

 

• Incremento de la productividad: A modo de ejemplo, la fase de registro de nuevos pedidos se ha reducido, mediante el envío de alertas automatizadas tanto para el área comercial, planeamiento y comex (comercio exterior). Anteriormente era necesario ingresar en SAP, seleccionar la transacción y descargar un fichero que incluía los datos de los nuevos pedidos.

 

• Disponibilidad y confiabilidad: La gestión centralizada de todos los datos, mediante la digitalización de documentos y su almacenamiento en un repositorio, ha servido para garantizar su adecuado almacenamiento, organización, difusión y preservación. Con antelación a la implementación de AuraQuantic, muchos documentos no estaban digitalizados y la mayor parte de las consultas acerca de un pedido se realizaban vía correo electrónico o telefónica. Ahora, todos los departamentos implicados tienen la información a la mano, y esto gracias a las alertas automáticas enviadas desde la plataforma.

 

• Rendimiento: El proceso de exportación, que se divide en seis fases (nuevo pedido, planificación, gestión del packing list, programación interna y programación externa, finalmente el envío de DAM (Declaración de Adquisición de Mercancías) provisional y final), responde a un modelo de secuencia de trabajos. Esto supone que las tareas son ejecutadas en base a unas reglas predefinidas y a un timing que determinan el orden del proceso. Todo ello ha servido para mejorar los niveles de rendimiento y favorecer el crecimiento de la compañía.

 

Además de todos estos beneficios, el objetivo de Quimtia a largo plazo es “continuar implementado más procesos con la plataforma”, según subraya Obregón. Concretamente, aquellos relacionados con el departamento de Atención al cliente que incluyen tareas como la actualización de pedidos en SAP a nivel de fechas, revisión del stock, comprobaciones sobre la liberación de pedidos, así como la gestión de las diferentes notas de crédito y débito. Un propósito que confirma la clara apuesta de Quimtia, por la solución AuraQuantic.

 

Quimtia es una compañía dedicada a la producción y comercialización de productos químicos. Con más de 55 años de experiencia y más de 300 empleados, esta compañía busca dar respuesta a las diferentes necesidades y demandas relacionadas con la industria química, a través de sus cuatro líneas de negocio: Food & Pharma, Feed, Insumos y Especialidades industriales. En la actualidad, la compañía cuenta con presencia en Brasil, Colombia, Argentina y Perú, y exporta sus productos a lo largo de todo el continente americano.