Reglas de negocio, automatización de la estrategia de empresa

Las reglas del negocio o conjunto de reglas de negocio (Business Rules, por su descripción en inglés) describe las políticas, normas, operaciones, definiciones y restricciones presentes en una organización y que son de vital importancia para alcanzar los objetivos misionales.

Las organizaciones en general, incluyendo naturalmente las empresas, son entornos en los que conviven a la vez sistemas de funcionamiento automático (ordenadores, maquinaria, instalaciones, etc.) y también sistemas en los que las personas desempeñan un papel primordial, no solo con la aportación de su trabajo físico sino con la intervención de su criterio a la hora de realizar evaluaciones, tomar decisiones y mantener la comunicación con otros.

En el caso del funcionamiento empresarial, algunas actividades están perfectamente definidas y son lo suficientemente repetitivas para que su automatización sea apropiada, pero siguen existiendo algunas tareas donde la intervención humana, y su toma de decisiones, es necesaria y esencial.

Por lo tanto, disponer de una herramienta low code, con su propio motor de reglas de negocios, que facilite la automatización de gran parte de los procesos de las empresas, pero que al mismo tiempo permita la participación de las personas es fundamental para los proyectos de transformación digital de las empresas.

Pero, además, este enfoque resulta práctico incluso a nivel de planificación porque permite empezar con una automatización más suave, y que sea la práctica diaria la que indique si es posible avanzar más en la digitalización de la actividad.

¿Qué es una regla de negocio?

En un sentido amplio, las reglas de negocio se encuentran siempre presentes en la actuación de una organización, bien de manera explícita (una política de salarios, el horario laboral, el descuento a aplicar en función de las condiciones de la venta, etc.) o de manera implícita (el trato cortés con los clientes, la responsabilidad del supervisor sobre sus supervisados, etc.) siempre implicando la participación directa o indirecta de personas.

Sin embargo, en el mundo de la gestión por procesos el término reglas de negocio queda reservado para aquellas reglas de carácter explícito y que pueden ser y son, expresadas de manera entendible, registradas, localizables y modificables.

Las reglas de negocio están íntimamente relacionadas con los procesos, pero su existencia y personalidad se deriva de la propia concepción de la empresa como ente económico social y su misión es definir de manera granular sus políticas y modos operativos. Y por este motivo, deben definirse y mantenerse de manera independiente de los modelos y de los procesos con los que la empresa funciona.

Por ejemplo, se puede crear una regla para ofrecer un descuento a los clientes que gasten más de una cantidad determinada, pero posteriormente se puede bajar el importe del descuento, o incluso eliminarse si así lo recomienda el momento empresarial.

¿Cómo identificar las reglas de negocio?

Aunque no existe una fórmula matemática para identificar una regla de negocio sí que existen algunas características que pueden ayudarnos a descubrirlas:

  • Es repetitiva: en general son de uso diario en la organización, y por lo tanto susceptibles de ser automatizadas. Por ejemplo, aplicar un descuento durante un periodo determinado a unos artículos.
  • Es objetiva: apoyan condiciones basadas en parámetros objetivos y no preferenciales. Es decir, aplicar un descuento a un cliente por compras superiores a una cantidad establecida sería objetivo, mientras que aplicarlo en función de su NIF sería preferencial.
  • Determinista: ciertas condiciones producirán siempre los mismos resultados. Están basadas en reglas previamente establecidas. Por ejemplo, porcentajes de descuento establecidos para clientes preferenciales.
  • Operacional: decisiones del día a día, que se toman en tiempo real, y que están estrechamente ligadas con las particularidades específicas de la operativa del negocio. Por ejemplo, establecer día a día el precio de productos de consumo perecederos en función de ciertos parámetros de entrada.

¿Qué es un motor de reglas de negocio?

Las empresas y organizaciones dependen de una serie de políticas, definiciones, restricciones y normas para lograr sus objetivos. Y a esta lógica de negocio es lo que se denomina reglas de negocio.

Un sistema de gestión de reglas de negocio permite definir, centralizar y gestionar las reglas para adaptarlas a las nuevas necesidades del mercado, o a la aparición de nuevas normativas o condiciones.

El motor de reglas de negocio es la parte fundamental del sistema y se encarga de validar y calcular los datos para finalmente suministrar una decisión a los procesos o sistemas empresariales.

El concepto fundamental de un sistema basado en un motor de reglas de negocio y su principal ventaja frente a otros sistemas, es que mantiene separados los objetos del proceso de la lógica a implementar en dicho proceso. El sistema reconoce qué reglas deben aplicarse y sobre qué objetos para llevar a cabo los procesos necesarios.

Por otra parte, es muy importante que el mantenimiento de las reglas quede en manos de los usuarios de negocio por lo que será necesario contar con una herramienta que permita definirlas sin que sean necesarios conocimientos técnicos o de programación.

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