Chaide impulsa la automatización de los flujos de procesos de compras, servicio técnico y distribución
Chaide Chaide S.A., la empresa líder del sector del descanso en Ecuador impulsa la automatización de todos sus procesos de negocio vinculados con los departamentos de Compras, Servicio Técnico y Distribución, mediante la plataforma iBPMS AuraQuantic.
A mediados de 2021, la dirección de la compañía detectó un aumento del volumen de tareas duplicadas y errores humanos, así como la aparición de silos departamentales. Esta situación motivó que se decidiera buscar una solución BPM (Business Process Management), para conectar las diferentes actividades realizadas por los distintos departamentos y automatizar todo tipo de tareas empresariales. Según explica el gerente de Logística y, también, responsable del proyecto, el objetivo general “era diseñar un flujo de trabajo a través del BPM, para automatizar el seguimiento de todos los requerimientos o solicitudes de las distintas áreas que componen la empresa, centrándonos sobre todo en el área de operaciones”. Asimismo, otro de los objetivos fijados por la dirección de la compañía, en este caso a largo plazo, consistía en “crear un sistema interconectado en el que personas, sistemas y aplicaciones trabajaran de forma orquestada, mediante la integración de aplicaciones como SAP y el uso de funcionalidades basadas en Inteligencia Artificial”.
Tras analizar el mercado de soluciones BPM, la dirección de Chaide se decantó por la plataforma software propiedad de la compañía AURA. Una decisión que estuvo motivada, principalmente, por dos razones. La plataforma aparecía en uno de los informes publicados por la reconocida firma analista Gartner, concretamente, el relacionado con el mercado de soluciones BPM; y, en segundo lugar, sus características a nivel técnico, como su interfaz visual e intuitiva, garantizaban una óptima experiencia de usuario (UX).
La implementación de AuraQuantic ha servido para impulsar la digitalización de los departamentos de Compras, Servicio Técnico y Distribución, donde desarrollan su actividad un total de 193 empleados. Un logro que ha sido posible gracias al acompañamiento técnico recibido por parte del partner de AuraQuantic, LeadSolutions.
Concretamente, las mejoras experimentadas a nivel de procesos se pueden clasificar de la siguiente manera:
- Facilidad en la gestión de trackings: Actualmente, las áreas de Compras, Servicio Técnico y Distribución, tienen una visión más clara, sobre el seguimiento de los requerimientos o peticiones de los clientes, gracias a la monitorización de las tareas y a la verificación de los datos, en tiempo real.
- Aumento de la satisfacción de los clientes: El incremento de la visibilidad de los datos en el proceso de compra ha contribuido a reducir el tiempo de atención de los requerimientos. Adicionalmente, en el área de Servicio Técnico, la visibilidad del “estado de los tickets de atención” ha mejorado la calidad de las respuestas proporcionadas a los clientes.
A medio plazo, y según confirma la dirección de la compañía, “existen varios proyectos pendientes de evaluación, como el de digitalización de los contratos y la integración del sistema ERP con la plataforma”. No obstante, a corto plazo, la principal prioridad es continuar automatizando y mejorando sus procesos de negocio, relacionados con los departamentos de Compras, Servicio Técnico y Distribución, a través de AuraQuantic.
Chaide Chaide S.A. es una empresa especializada en la fabricación y comercialización de muebles para el hogar y productos para el descanso. Actualmente, la compañía dispone de una plantilla de más de 500 empleados, 23 tiendas propias y una extensa red de distribución que la han llevado a convertirse en la empresa más grande de su sector, en Ecuador. Asimismo, Chaide posee un Centro de Investigación y Análisis de la Calidad de sus productos y ha recibido importantes premios, a nivel nacional e internacional, como el Ekos de Oro (2005), Bizz Award (2007) y Great Place to Work (2012).
