EPM: Ejemplo de digitalización en América Latina
El caso de éxito empresarial de EPM, también conocida como Empresas Públicas de Medellín, es un claro ejemplo de cómo la apuesta por la digitalización puede contribuir de forma significativa en la organización y optimización de todos los procesos de negocio de una compañía.
EPM es una empresa colombiana dedicada a la prestación de servicios públicos de tipo domiciliario, como energía eléctrica, gas por red, agua y saneamiento. Además, como grupo empresarial es la casa matriz de 45 empresas, con presencia en Centroamérica, México, España, Chile, Estados Unidos y Colombia.
Desde sus inicios en 1955, y hasta bien entrada la segunda década del 2000, la operativa diaria del grupo empresarial EPM, se desarrolló en base a un entorno de trabajo analógico. Así, las herramientas habituales empleadas por los diferentes departamentos eran el teléfono, el correo electrónico y la documentación física. Esto ocasionó dificultades en el desarrollo ordinario de la operativa diaria, como duplicidad de tareas, información dispersa, y obstáculos en el seguimiento y análisis de las actividades desarrolladas.
Ante esta situación, la dirección de EPM decidió que había llegado el momento de adoptar un sistema de planificación de los recursos empresariales que permitiera gestionar la información y sus procesos de forma automática. Según explica Juan Guillermo Osorio, jefe de la Unidad de Servicios Administrativos y TI, “para poder entender la problemática que llevó a la compañía a contratar una solución como AuraQuantic, nos tenemos que remontar al año 2014, momento en el que la organización decidió crear un centro de servicios compartidos”, para centralizar los diversos servicios administrativos o de gestión de procesos, en una ubicación determinada.
Tras analizar el mercado de plataformas de transformación digital, se decidió que AuraQuantic fuera la herramienta tecnológica seleccionada para acometer su proceso de transformación digital.
La labor de asesoramiento y acompañamiento proporcionada por Indepro, partner de AURA, ha sido fundamental en la consolidación del proceso de implementación de la plataforma y ha servido para que EPM disponga de un sistema de planificación de los recursos empresariales totalmente digitalizado. De modo que ahora la documentación se gestiona de una forma centralizada y automatizada, garantizando su adecuada creación, recepción, organización, almacenamiento, conservación, acceso y difusión.
Por otra parte, la adopción de un nuevo modelo administrativo basado en la autogestión de tareas por parte de los empleados, proveedores y clientes externos ha sido otro de los beneficios obtenidos con AuraQuantic. La plataforma proporciona un vínculo inmediato a los procesos en curso de forma virtual, suprimiendo el uso de la documentación en papel, eliminando los desplazamientos innecesarios y reduciendo los tiempos de espera.
Asimismo, AuraQuantic ha servido para que EPM alcance otras metas empresariales, como:
- Consolidar, estandarizar y centralizar todas las actividades transaccionales.
- Implantar un modelo de prestación de servicios transparente y homogéneo, basado en acuerdos de servicio.
- Optimizar los recursos empleados, mediante la incorporación de mejoras prácticas.
- Habilitar la integración rápida con otras plataformas o soluciones software.
- Mejorar el nivel de cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS).
Todas estas mejoras han permito a EPM “desarrollar e instaurar una cultura de mejora continua en todos sus procesos y servicios”, subraya Luz Marina Cortés Muñoz, directora Soluciones de Desarrollo Organizacional. Tanto es así que, en la actualidad, la compañía es considerada un ejemplo a seguir en materia de digitalización empresarial.
Finalmente, y de cara a los próximos años, el objetivo de la compañía es “seguir explorando las múltiples funcionalidades de AuraQuantic como, por ejemplo, aquellas que incorporan tecnología de Inteligencia Artificial”, explica Melisa Del Carmen Baena Galeano, profesional Desarrollo Humano y Organizacional. Todo ello destinado a lograr unos procesos más automatizados e inteligentes que a su vez permitan alcanzar la máxima excelencia operacional y generar valor agregado en la organización.
