Seguros Crecer introduce un innovador sistema para la gestión de compras y pagos
La compañía Seguros Crecer ha automatizado el proceso de gestión de compras para la adquisición de bienes específicos como material de oficina, así como otros recursos destinados a actividades publicitarias y eventos, mediante la tecnología de AuraQuantic. Esta medida marca el inicio de la renovación y dinamización del sistema integral de compras y pagos de la aseguradora, con el propósito de estandarizar los procedimientos, reducir los obstáculos operativos y mejorar la satisfacción del cliente interno.
En el periodo previo a la implementación de AuraQuantic, el sistema de gestión de compras de la aseguradora estaba sobrecargado debido a un elevado flujo de solicitudes internas, “a menudo incompletas y con errores”, según explica Giselle Vargas, subgerente de Compras y Pagos. Una situación que ocasionaba importantes dificultades administrativas al personal del área de compras, encargado de verificar y validar cada solicitud.
Para abordar estas dificultades operativas, la dirección de Seguros Crecer contacta con Indepro, una destacada consultora tecnológica especializada en proyectos de transformación digital, y le confía la ejecución de este proyecto.
Tras varias reuniones, Indepro propone identificar todos aquellos procesos de negocio susceptibles de mejora, además del relacionado con la gestión de compras para, posteriormente, modelarlos, ejecutarlos, monitorizarlos y optimizarlos por medio de la plataforma de software AuraQuantic.
En particular, la automatización del proceso de gestión de compras ha reducido significativamente la carga administrativa del personal de la compañía de seguros, cubriendo todas las etapas, desde la creación y aprobación de la solicitud inicial, hasta la adquisición, el pago y la recepción del material. Esto ha servido para que los empleados puedan dedicar menos tiempo a tareas manuales y repetitivas, y se enfoquen en actividades estratégicas que aportan mayor valor empresarial. Asimismo, la centralización de los datos y documentos en la interfaz ️de AuraQuantic ha simplificado el acceso a toda la información relevante, eliminado la necesidad de navegar entre diferentes sistemas.
La automatización del proceso de compras, también, ha incrementado la rapidez y precisión en la tramitación de solicitudes, minimizando errores humanos y retrasos. De esta forma, se garantiza una adecuada gestión de los datos, necesaria para preservar la integridad de las operaciones relacionadas con la adquisición y gestión interna de recursos.
Otro beneficio está relacionado con el incremento de la transparencia y trazabilidad de las tareas desarrolladas en cada etapa del ciclo de compra. Con AuraQuantic, Seguros Crecer dispone de un registro detallado de todas las transacciones. El sistema de validación de solicitudes, la monitorización del estado de las tareas y el acceso a informes con datos en tiempo real han posibilitado una planificación más eficiente, un óptimo control presupuestario y una gestión más ágil de las tareas de compra, optimizando la eficiencia del proceso.
Finalmente, la integración de AuraQuantic con las soluciones financieras de la compañía ha simplificado el proceso de facturación y pagos, garantizando que los proveedores reciban sus pagos de forma puntual. Esto ha fortalecido las relaciones con las compañías proveedoras y, también, ha ayudado a Seguros Crecer a reducir los errores administrativos y disponer de un flujo de caja predecible.
En palabras de Almil Cabral, directora de Gestión por Procesos y Riesgo Operativo, “AuraQuantic es una propuesta de valor para automatizar y estandarizar los procesos, garantizando un servicio de calidad a los clientes”. Albanny Regalado, gerente de Compras y Pagos, comparte esta visión subrayando que AuraQuantic ha resuelto problemas como “el elevado volumen de tareas manuales, la falta de datos estadísticos, el control deficiente de las tareas, la desorganización de los expedientes de compra y la carencia de un proceso efectivo para su aprobación”.
Seguros Crecer es una compañía que nace en el año 2006 en la República Dominicana dedicada a la comercialización de seguros de discapacidad, vida y renta vitalicia. En la actualidad, la aseguradora forma parte del Grupo Rizek, uno de los principales conglomerados económicos del país caribeño, que también controla la empresa AFP Crecer.
