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Gestión documental

Una gestión de documentos corporativos ordenada y sin pérdidas de información es posible con el sistema de gestión documental AuraQuantic.

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¿Qué es la gestión
documental?

Conjunto de actividades destinadas a coordinar y controlar todas las fases relacionadas con la gestión de documentos digitales: creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, accesibilidad y difusión. Los documentos están disponibles en un repositorio o unidad centralizada de procesamiento de documentos.

El sistema de gestión documental o DMS de AuraQuantic permite, además, la gestión de archivos sin intervención humana, desde la creación de documentos y sus contenidos hasta la firma desatendida.

Múltiples herramientas para crear una solución de gestión documental completa

AuraQuantic genera documentos automáticamente en formato PDF, Word o Excel.

Creación automática de documentos

AuraQuantic genera documentos automáticamente en formato PDF, Word o Excel. Utiliza plantillas personalizadas que se rellenan con los datos contextuales del proceso o de la aplicación en uso.

Estas plantillas permiten incluir contenidos condicionados, como la inclusión de firmas digitales, datos externos o la fusión de documentos.

AuraQuantic Word Add-on permite al diseñador crear plantillas de documentos, desde Microsoft Word.

AuraQuantic Word Add-on

AuraQuantic Word Add-on permite al diseñador:

  • Crear plantillas de documentos, desde Microsoft Word.
  • Personalizar los contenidos del documento.
  • Establecer condiciones para que ciertos textos se oculten o sean visibles.
  • Introducir firmas digitales.
  • Incrustar otros documentos completos.
  • Generar documentos en formato PDF.
Dentro de la solución de automatización de documentos, las etiquetas o metadatos definirán el comportamiento de los documentos almacenados en bibliotecas, cuando estos sean gestionados por los procesos automatizados y las aplicaciones. - AuraQuantic

Solución de automatización de documentos

Dentro de la solución de automatización de documentos, las etiquetas o metadatos definirán el comportamiento de los documentos almacenados en bibliotecas, cuando estos sean gestionados por los procesos automatizados y las aplicaciones.

Diferentes destinos de almacenamiento: - AuraQuantic

Almacenamiento

Diferentes destinos de almacenamiento:

  • Bases de datos
  • SharePoint
  • Blob Storage
  • File System
  • AuraQuantic DFS: Permite el uso de almacenamiento distribuido para que distintos entornos de AuraQuantic, en diferentes ubicaciones geográficas, puedan compartir un mismo almacenamiento en File System o local a través de internet.
Al guardar un documento se pueden controlar diferentes versiones de un mismo fichero o sobrescribir el existente. - AuraQuantic

Control de documentos

Al guardar un documento se pueden controlar diferentes versiones de un mismo fichero o sobrescribir el existente.

Compartir documentos mediante enlaces, pudiendo dejar de compartir deshabilitando estos enlaces en cualquier momento. - AuraQuantic

Compartir y distribuir documentos

  • Compartir documentos mediante enlaces, pudiendo dejar de compartir deshabilitando estos enlaces en cualquier momento.
  • Distribución automática de documentos a distintos destinatarios.
Se incluyen diferentes tipos de firma digital, garantizando la identidad del firmante de forma 100% segura. - AuraQuantic

Firmas digitales

Se incluyen diferentes tipos de firma digital, garantizando la identidad del firmante de forma 100% segura.

  • Firma desatendida: Se realiza sin intervención humana y únicamente, si se cumplen los requisitos definidos.
  • Firma por lotes: Listados de documentos son firmados, simultáneamente, mediante una única acción del usuario.
  • Certificada: Con certificado digital emitido por cualquier organización o entidad oficial.
  • Garantizada: Identifica a un determinado usuario mediante un pin exclusivo.
  • En documento PDF: El fichero firmado queda protegido e inalterable y el sello es personalizable.
  • Por integración con sistemas externos, como WalletID, DocuSign y biométricas.
Registro de la actividad de todas las acciones que realizan los usuarios en un documento, en su fecha y hora, como crear, ver, editar y firmar. - AuraQuantic

Auditoría y revisión de documentos

Registro de la actividad de todas las acciones que realizan los usuarios en un documento, en su fecha y hora, como crear, ver, editar y firmar.

La firma digital asegura que un documento no puede ser modificado después de firmarlo. - AuraQuantic

Seguridad de documentos

La firma digital asegura que un documento no puede ser modificado después de firmarlo.

Esta firma tiene sellado de tiempo y utiliza un algoritmo hash SHA1, SHA-256 y SHA-512.

Un sistema de gestión documental potenciado por la automatización de procesos

Protección 100% fiable de la información confidencial y sensible.

Accesibilidad ilimitada e inmediata, con todas las ventajas de un servicio cloud.

Compartir y colaborar en archivos y documentos, entre diferentes usuarios.

Organización, localización y recuperación de documentos en cuestión de segundos.

Ahorro de costes y espacio de almacenamiento.

Repositorio de documentos centralizado que garantiza la preservación de los documentos en el tiempo.

Una gestión documental con plantillas desde el propio Word capaz de crear y enviar documentos sin intervención humana