¿Qué es la gestión
documental?
Conjunto de actividades destinadas a coordinar y controlar todas las fases relacionadas con la gestión de documentos digitales: creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, accesibilidad y difusión. Los documentos están disponibles en un repositorio o unidad centralizada de procesamiento de documentos.
El sistema de gestión documental o DMS de AuraQuantic permite, además, la gestión de archivos sin intervención humana, desde la creación de documentos y sus contenidos hasta la firma desatendida.
Múltiples herramientas para crear una solución de gestión documental completa
Creación automática de documentos
AuraQuantic genera documentos automáticamente en formato PDF, Word o Excel. Utiliza plantillas personalizadas que se rellenan con los datos contextuales del proceso o de la aplicación en uso.
Estas plantillas permiten incluir contenidos condicionados, como la inclusión de firmas digitales, datos externos o la fusión de documentos.
AuraQuantic Word Add-on
AuraQuantic Word Add-on permite al diseñador:
- Crear plantillas de documentos, desde Microsoft Word.
- Personalizar los contenidos del documento.
- Establecer condiciones para que ciertos textos se oculten o sean visibles.
- Introducir firmas digitales.
- Incrustar otros documentos completos.
- Generar documentos en formato PDF.
Solución de automatización de documentos
Dentro de la solución de automatización de documentos, las etiquetas o metadatos definirán el comportamiento de los documentos almacenados en bibliotecas, cuando estos sean gestionados por los procesos automatizados y las aplicaciones.
Almacenamiento
Diferentes destinos de almacenamiento:
- Bases de datos
- SharePoint
- Blob Storage
- File System
- AuraQuantic DFS: Permite el uso de almacenamiento distribuido para que distintos entornos de AuraQuantic, en diferentes ubicaciones geográficas, puedan compartir un mismo almacenamiento en File System o local a través de internet.
Control de documentos
Al guardar un documento se pueden controlar diferentes versiones de un mismo fichero o sobrescribir el existente.
Compartir y distribuir documentos
- Compartir documentos mediante enlaces, pudiendo dejar de compartir deshabilitando estos enlaces en cualquier momento.
- Distribución automática de documentos a distintos destinatarios.
Firmas digitales
Se incluyen diferentes tipos de firma digital, garantizando la identidad del firmante de forma 100% segura.
- Firma desatendida: Se realiza sin intervención humana y únicamente, si se cumplen los requisitos definidos.
- Firma por lotes: Listados de documentos son firmados, simultáneamente, mediante una única acción del usuario.
- Certificada: Con certificado digital emitido por cualquier organización o entidad oficial.
- Garantizada: Identifica a un determinado usuario mediante un pin exclusivo.
- En documento PDF: El fichero firmado queda protegido e inalterable y el sello es personalizable.
- Por integración con sistemas externos, como WalletID, DocuSign y biométricas.
Auditoría y revisión de documentos
Registro de la actividad de todas las acciones que realizan los usuarios en un documento, en su fecha y hora, como crear, ver, editar y firmar.
Seguridad de documentos
La firma digital asegura que un documento no puede ser modificado después de firmarlo.
Esta firma tiene sellado de tiempo y utiliza un algoritmo hash SHA1, SHA-256 y SHA-512.
Un sistema de gestión documental potenciado por la automatización de procesos
Protección 100% fiable de la información confidencial y sensible.
Accesibilidad ilimitada e inmediata, con todas las ventajas de un servicio cloud.
Compartir y colaborar en archivos y documentos, entre diferentes usuarios.
Organización, localización y recuperación de documentos en cuestión de segundos.
Ahorro de costes y espacio de almacenamiento.
Repositorio de documentos centralizado que garantiza la preservación de los documentos en el tiempo.
