Gestión documental: La mejor ayuda para su negocio
La gestión documental va mucho más allá de la mera administración de documentos. Se trata de un proceso que abarca la creación, recepción, organización, almacenamiento, conservación, acceso y difusión de la documentación existente en una organización.
A la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión documental, se debe partir de la premisa que ninguna entidad es igual que otra. Por lo tanto, no existe un modelo genérico de aplicación, sino que se dotará a una organización de un tipo de sistema gestión documental u otro, en función de sus características, procedimientos, herramientas tecnológicas disponibles y la inversión aprobada para tal efecto.
Por otra parte, el proceso de digitalización y transformación digital al que se están viendo abocadas las organizaciones, como mecanismo de supervivencia en el mercado, ha provocado que la gestión documental avance pasos agigantados, hasta tal punto que cada vez son más las entidades que apuestan por una gestión documental inteligente.
El uso excesivo de papel, la duplicidad de documentos o emplear mucho tiempo en su localización, son algunos de los síntomas que evidencian la necesidad de una entidad, por implementar un sistema de gestión documental. Si su empresa se encuentra en esta situación, no se preocupe. A continuación, le explicamos todo lo que necesita saber acerca de la gestión documental, sus ventajas y cómo puede ayudarle a incrementar los niveles de eficiencia y eficacia en su organización.
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA APROXIMACIÓN A LA NORMATIVA ISO 15489
La Organización Internacional de Normalización (ISO) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización, cuya misión principal consiste en el diseño de normas de alcance internacional, a través de los denominados comités técnicos ISO.
En el año 2001, esta entidad publicó la norma ISO 15489, titulada Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, dividida en 2 partes:
- ISO 15489-1: Generalidades
- ISO 15489 – 2: Directrices (Informe de carácter técnico)
Sin embargo, en el caso de España, hubo que esperar hasta el año 2005 para contar con la adaptación traducida de esta norma, denominada UNE-ISO 15489-1. Una versión que, además, incluye otras cuestiones relacionadas con la gestión documental como los metadatos y la necesidad de disponer de un sistema de control que limite la accesibilidad a los documentos.
El propósito final de esta norma es establecer unas bases acerca de cómo las entidades deben llevar a cabo sus procesos de gestión documental, teniendo en cuenta los diferentes tipos de formatos y soportes existentes.
El conocimiento y aplicación de esta normativa ISO es esencial por parte de los responsables de las diferentes instituciones, ya que, garantiza una adecuada atención, protección y recuperación de los documentos.
FASES DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El diseño e implementación de un sistema de gestión documental de forma exitosa, requiere de la aplicación de una metodología que se divide en las siguientes fases:
1. Fase de análisis
Este apartado se subdivide en varias fases, las cuales son:
- Investigación preliminar: Recopilación de información para identificar y documentar la misión y visión de la organización, su estructura interna, entorno legal, económico y político. También se analizarán las carencias relacionadas con la gestión documental.
- Análisis de las actividades corporativas: Identificar, clasificar, jerarquizar y documentar el flujo de procesos, operaciones y actividades que se dan dentro de la organización.
- Identificación de requisitos: Identificar las necesidades que pueden surgir, a la hora de desarrollar una actividad dentro de la organización, y que se pueden satisfacer con documentos.
- Evaluación de los sistemas existentes: En caso de que la organización cuente con sistemas de gestión documental se procederá a su identificación y análisis para, posteriormente, medir el grado de cumplimiento de los requisitos identificados.
- Identificación de estrategias: La adopción de políticas, normativas, procedimientos y buenas prácticas son algunas de las estrategias a identificar, para lograr el cumplimiento adecuado de los requisitos identificados anteriormente.
2. Fase de diseño
El diseño de un sistema de gestión documental debe estar orientado a facilitar los procesos de negocio dentro de la organización. Para ello, se tendrán en cuenta todos los aspectos analizados en la fase anterior y, también, los tipos de soportes de almacenamiento y protección, junto con los procedimientos de manipulación y los sistemas de almacenamiento adecuados.
En caso de detectar alguna anomalía durante la ejecución de esta fase, se rediseñará el proceso que lo requiera para, posteriormente, incorporarlo de nuevo al sistema de gestión documental.
3. Fase de implementación y revisión
La implementación del sistema de gestión documental se realiza de forma sistemática, siempre con una planificación previa y aplicando una metodología adecuada. El objetivo principal es integrar en los procedimientos de trabajo de la organización, un sistema de gestión documental eficaz y eficiente.
Una vez se ha implementado, se procederá a revisar y evaluar su funcionamiento. Para ello, se recopilará información acerca del nivel de rendimiento, a través de múltiples vías: entrevistas con directivos y empleados, verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos, etc.
Además, y como parte complementaria a este procedimiento, se supervisarán las medidas correctoras puestas en marcha y se establecerá un régimen de supervisión continuo, acompañado de evaluaciones periódicas.
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN
La gestión de la información y documentación de una entidad tiene que estar siempre orientada a satisfacer las necesidades de las personas que la van a utilizar, ya sea un trabajador, un cliente o un proveedor.
Atendiendo a su procedencia, la información de una entidad se puede clasificar bajo tres tipologías distintas:
- Ambiental: Hace referencia a las fuentes de información utilizadas por la organización. Aporta información externa. Ejemplo: Centro de documentación.
- Interna: Es la documentación operativa. Aporta información interna. Ejemplos: facturas, contratos, etc.
- Corporativa: Es la información que la entidad comunica al exterior. Ejemplos: página web, notas de prensa, casos de éxito, etc.
Además, cualquier tipo de documento que se genere en el seno de una organización y que sea susceptible de ser archivado, debe reunir una serie de características tales como:
- Autenticidad: El documento debe probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado en el momento que se indica y por la persona que asegura haberlo creado o enviado.
- Fiabilidad: Un documento es fiable cuando su contenido puede ser valorado como una representación completa y precisa de las actividades, operaciones y/o hechos de los que da testimonio y, también, al que se puede recurrir en posteriores ocasiones.
- Integridad: El documento ha de tener carácter completo e inalterable.
- Disponibilidad: Este concepto hace referencia a que todo documento que haya sido sometido a un proceso de gestión documental es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental deben servir de soporte a todos aquellos documentos susceptibles de ser archivados en el seno de una organización y, además, cumplir con una serie de requisitos:
- Fiabilidad: Cualquier sistema de gestión documental debe funcionar de un modo continuado y regular, en base a unos procedimientos previamente establecidos y fiables.
- Integridad: Deberán implementarse medidas que garanticen un control de la accesibilidad, la identificación de los usuarios, la destrucción autorizada y la seguridad.
- Conformidad: Un sistema de gestión documental deberá cumplir con todos aquellos requisitos derivados de las actividades intrínsecas a la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad. La conformidad del sistema de gestión documental con todos estos requisitos deberá analizarse de forma periódica.
- Exhaustividad: Cualquier sistema de gestión documental deberá administrar minuciosamente los documentos procedentes de las diferentes actividades corporativas.
- Carácter sistemático: El sistema de gestión documental debe estar basado en políticas documentadas de asignación de responsabilidades y metodologías formalizadas para su gestión eficaz y eficiente.
VENTAJAS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los documentos contienen información que constituye un importante activo para las organizaciones. Por ello, la adopción de un sistema de gestión documental resulta fundamental a la hora de garantizar la protección y preservación de los documentos, como una constatación de las acciones llevadas a cabo por las diferentes entidades.
Entre los beneficios de la gestión documental destacan:
- Reduce los costes operativos y de mantenimiento.
- Mejora el acceso y la recuperación de los documentos.
- Agiliza los procesos internos, redundando en una mejora de la productividad.
- Garantiza la preservación de los documentos en el tiempo.
- Minimiza las acciones relacionadas con la manipulación, almacenamiento y recuperación de documentación en papel.
- Permite una óptima utilización de los recursos y del espacio físico.
- Mejora la satisfacción de los clientes, ya que agiliza los flujos de información.
- Contribuye al establecimiento de políticas y normas internas, relacionadas con la gestión documental.
- Apoya en la toma de decisiones estratégicas.
- Favorece la reutilización y compartición de la información obtenida.
- Disminuye los costes vinculados con el proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos.
- Apoya a las políticas de desarrollo sostenible, a través de la reducción del consumo de papel.
- Favorece la transparencia de las entidades, especialmente de las Administraciones Públicas, ya que, garantiza la incorporación de las obligaciones de transparencia previstas por la legislación vigente en el ciclo de vida de los documentos, permitiendo el acceso efectivo de la ciudadanía a la información pública.
- Garantiza la continuidad de la entidad, en caso de catástrofes.
- Asegura el cumplimiento de los requisitos legislativos y normativos.
- Proporciona protección y apoyo ante litigios, incluyendo la gestión de riesgos.
- Contribuye al mantenimiento de una memoria corporativa.
- Permite apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo, presentes y futuras.
Sin embargo, todas estas ventajas son solo una pequeña muestra de todo el potencial que es capaz de ofrecer un sistema de gestión documental. La posibilidad de combinarlo con las nuevas tendencias tecnológicas, como un motor de procesos que lo respalde, evidencian el potencial que puede llegar a adquirir la gestión documental en el seno de una organización, permitiendo dotar a los documentos de capacidades extra y de un dinamismo desconocido hasta ahora. Un fenómeno conocido como gestión documental inteligente y que abordaremos en el siguiente punto de esta publicación.
GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE
La gestión documental inteligente o electrónica consiste en la aplicación de nuevas tecnologías en el ámbito de la administración de documentos, es decir, permite disponer de un sistema más dinámico e integral con el que resolver todas las necesidades que puedan surgir, a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Así se consigue mejorar la accesibilidad y conocimiento de todos los individuos que forman parte de una organización y minimizar los tiempos destinados a la búsqueda de documentos. Todo ello, respecto al modelo tradicional que reduce la gestión documental a un mero almacenamiento físico-estático.
Por tanto, la aplicación de nuevas tecnologías a la gestión documental, como un motor de flujos de proceso, permite no solo llevar a cabo las funciones básicas de búsqueda, consulta, ordenación y agrupación, sino que, además, otorga capacidades adicionales a los documentos, como la ejecución de acciones automáticas per se, como por ejemplo: conocer quién revisa los archivos, cómo se aprueban (de forma secuencial o paralela), cómo se almacenan, cuándo se modifican y por quién, cuáles son los roles de acceso de los usuarios, creación automática de copias de seguridad, entre muchos otros.
En definitiva, la gestión documental inteligente se sirve de la combinación de determinadas tecnologías y procedimientos, para enriquecer con una inteligencia adicional, a los sistemas de gestión documental tradicionales.
Así las cosas, la gestión documental inteligente se erige como un nuevo instrumento que dota de poder a las organizaciones, ya no solo por el hecho de gestionar información valiosa, sino por sus innumerables aplicaciones en los procesos de toma de decisiones y por garantizar el cumplimiento de las normativas en materia de seguridad y Protección de Datos (en el caso de la UE, nos referimos al Reglamento General de Protección de Datos [RGPD]).
