Ciclo de Vida BPM | La Guía Definitiva

El ciclo de vida BPM o el proceso de gestión BPM es un método de implementación y gestión de procesos empresariales que ha sido objeto de ciertos ajustes, a medida que la tecnología y la manera de gestionar las empresas han evolucionado con el tiempo.

 

Por otra parte, aunque existe un importante número de publicaciones alojadas en la red que ofrecen información acerca de las diferentes fases que componen el ciclo de vida de los procesos, seguro que si ha llegado hasta aquí se habrá dado cuenta de que muchas de ellas ofrecen versiones dispares entre sí. Con ello nos referimos a que, en algunos casos, se ha optado por eliminar o añadir etapas, al tiempo que se modifica el orden secuencial de ejecución.

 

Bajo esta premisa, la presente guía pretende servir como una herramienta de consulta, tanto para profesionales del sector tecnológico como para perfiles menos técnicos, interesados en resolver aquellas dudas o cuestiones que puedan surgir en torno al concepto o las fases del ciclo de vida BPM.

 

 

 

 

Qué es el ciclo de vida BPM 

Las razones que pueden llevar a una empresa a poner en marcha una iniciativa BPM son diversas, entre ellas se encuentran el incremento de la eficiencia operativa, la reducción de costes, la mejora de la calidad y el cumplimiento normativo. Del mismo modo, y considerando la consecución de metas a largo plazo, la gestión de procesos de negocio resulta una práctica indispensable para asegurar el éxito empresarial. Esto se debe a que habilita a las organizaciones a “responder de manera rápida a las condiciones cambiantes del mercado, adaptar su modelo de negocio y llevar su estrategia a la ejecución operativa por medio de procesos, personas y tecnología”, tal y como apuntan los autores August-Wilhelm Scheer y Eric Brabänder en el capítulo “The Process of Business Process Management”, contenido en la obra Handbook on Business Process Management 2.

 

Así, la Gestión de Procesos de Negocio — en inglés, Business Process Management, BPM— se ha consolidado como una alternativa eficaz y efectiva respecto a la gestión funcional, al propugnar una visión centrada en los procesos, para propiciar una mejora directa en la manera en que se desempeña el trabajo. Ahora bien, con la finalidad de mapear los procesos — práctica de visualizar y documentar detalladamente los pasos, actividades y flujos de trabajo involucrados en un proceso específico dentro de una organización— y garantizar un compromiso de mejora continua se han conceptualizado diferentes fases de BPM integradas dentro de lo que se denomina ciclo de vida BPM. Un concepto que pone en valor el papel que juega la tecnología, en simbiosis con los recursos humanos involucrados en la gestión y ejecución de los procesos de negocio.

 

Dicho lo anterior, podemos definir el ciclo de vida BPM o marco de gestión de procesos como un modelo que sistematiza los pasos y actividades que deben seguirse para implementar y gestionar los procesos de manera efectiva.

 

 

 

 

 

Revisión de modelos teóricos del ciclo de vida BPM 

Hasta la actualidad, se han documentado distintos modelos teóricos del ciclo de vida BPM en la literatura, los cuales toman como referencia el marco conceptual tradicional en el que se basa la gestión de procesos empresariales. Estos han sido elaborados por reconocidas empresas de consultoría, proveedores de software y por la comunidad de investigadores académicos, tal y como explica Marek Szelągowski, del Instituto de Investigación de Sistemas de la Academia Polaca de Ciencias, en una publicación realizada con motivo de la celebración anual de la Conferencia sobre Ciencias de la Computación y Sistemas de Inteligencia (FedCSIS), en 2018.

 

De este modo, encontramos propuestas tan dispares entre sí como las detalladas en la siguiente tabla, donde mencionamos la fuente consultada, los autores y las etapas que componen cada uno de los modelos.

 

 

 

 

La existencia de múltiples modelos evidencia la necesidad de disponer de un marco teórico actualizado que unifique todas las fases o etapas que comprende el ciclo de vida BPM, bajo una única perspectiva. Por ello, a continuación, presentamos el que desde hace más de 20 años se utiliza en AuraQuantic, como instrumento y enfoque iterativo para la gestión y optimización de los procesos. 

 

 

Modelo ciclo de vida BPM AuraQuantic

Desde AuraQuantic se propone un ciclo de vida para gestionar los procesos que consta de cinco fases: Modelización, Simulación, Ejecución, Monitorización y Optimización. A continuación, las revisaremos para entender en qué consisten y qué actividades engloba cada una de ellas.

 

 

 

 

Fase 1) Modelización

La modelización es la primera etapa del ciclo de vida BPM. Esta se divide, a su vez, en dos subfases:

 

• Diagramación: Consiste en diseñar un diagrama con el funcionamiento del proceso que se quiere desarrollar. Para ello, se utilizará la Notación para el Modelado de Procesos de Negocio —en inglés, Business Process Modeling Notation, BPMN—, un estándar gráfico ampliamente utilizado para el modelado de procesos, es decir, para representar de manera visual los elementos y pasos de un proceso de negocio.

 

• Parametrización: Una vez se ha diagramado el proceso, se procederá a su configuración. Esto supone definir o ajustar los valores o atributos que correspondan en cada uno de los objetos representados en el diagrama, dando respuestas a preguntas tales como: ¿Quién ejecuta cada opción? ¿Qué datos recibe? ¿Qué datos aporta? ¿Se debe integrar el proceso con más aplicaciones? ¿De cuánto tiempo se dispone? ¿Qué condiciones se deben de cumplir para redirigir el flujo en una dirección u otra? ¿De qué informa y a quién lo notifica el sistema (de manera automática)…?

 

 

 

 

Fase 2) Simulación

En esta etapa se realiza una evaluación del funcionamiento del proceso modelado, antes de implementarlo en el entorno real, para comprobar cómo funciona. Dicha simulación se puede realizar de dos formas:

• Simulación estadística: Esta tipología permite crear escenarios hipotéticos, por medio de la introducción de datos probabilísticos en el sistema. Así se pueden conocer y cuantificar los resultados de un número indeterminado de procesos.

 

• Simulación real: Este tipo de simulación se utiliza para conocer o verificar los resultados reales de los procesos durante su ejecución. El grado de fiabilidad de este tipo de simulación es mayor con respecto a la anterior, ya que, ofrece una representación detallada y precisa de lo que acontecerá con los procesos en la realidad.

 

 

 

 

Fase 3) Ejecución

Una vez evaluados los resultados obtenidos tras la simulación, ya sea de forma probabilística o real, y confirmar la ausencia de errores, la siguiente etapa en el ciclo de vida BPM es la de ejecución. El uso de una Suite de Gestión de Procesos de Negocio —en inglés, Business Process Managament Suite, BPMS— que integre entre sus funcionalidades la tecnología No Code, es clave en la gestión de todas las etapas del ciclo de vida BPM, aunque cobra especial relevancia durante la implementación o puesta en marcha del proceso. La razón fundamental es que con esta tecnología se elimina la necesidad de escribir código de programación; simplemente, se debe publicar el proceso para activarlo, al igual que ocurre con un sitio web. Tras ser publicado, y dependiendo de la naturaleza del proceso, estará disponible para diferentes tipos de usuarios. Con esto nos referimos a que un proceso creado para gestionar las solicitudes de vacaciones laborales solo será accesible para el público interno de una organización, mientras que otro relacionado con la contratación de un producto o servicio estará a disposición de los clientes o público externo.

 

 

 

 

Fase 4) Monitorización

Una vez el proceso está en ejecución, se generan datos que permiten supervisar y evaluar continuamente su rendimiento, para garantizar que se están cumpliendo los objetivos estratégicos y mejorar la eficiencia operativa. En esta fase se identifican y establecen indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño de los procesos; alertas y notificaciones que informan sobre desviaciones o eventos críticos —situaciones o condiciones consideradas de gran importancia o gravedad dentro del sistema—; se analizan tendencias y patrones; y, también, se generan informes periódicos para promover la transparencia y alineación con los objetivos definidos. La falta de monitorización y optimización de un proceso conduce a su deterioro. Por ello, es necesaria su adaptación y mejora continúa teniendo en cuenta los cambios que se producen en las necesidades de los clientes, la competencia y la tecnología. Además, resulta esencial considerar las fases en el ciclo de vida de BPM de manera cíclica, dado que los resultados obtenidos durante la monitorización retroalimentan el resto de las etapas.

 

 

 

 

Fase 5) Optimización

La mejora continua es un principio fundamental en la gestión de procesos de negocio. En este punto del ciclo, se llevarán a cabo modificaciones tomando en consideración los aspectos susceptibles de mejora, detectados en la etapa anterior. Dependiendo del tipo de software empleado, los cambios se realizarán con mayor o menor celeridad y facilidad.

 

 

 

 

Reflexiones finales

En definitiva, todas las organizaciones tienen procesos. Ahora bien, comprender y gestionar estos procesos de manera adecuada para garantizar que produzcan consistentemente valor es esencial para la efectividad y competitividad de las organizaciones.

 

La tecnología constituye una herramienta indispensable para mejorar los procesos empresariales. Al mismo tiempo, los stakeholders que participan en las iniciativas de BPM, también, son un factor determinante en su diseño, puesta en marcha y optimización. En este caso, nos referimos a equipos interdisciplinares conformados por perfiles entre los que se incluyen cargos directivos, administradores y analistas de procesos, ingenieros de sistema, participantes en procesos y el grupo BPM —conocido como Centro de Excelencia BPM, responsable de mantener una cultura de gestión de los procesos y asegurar que esta respalde los objetivos estratégicos—. Ahora bien, el nivel de participación de todos estos implicados será diferente, dependiendo del tipo de Suite de Gestión de Procesos de Negocio contratada o en el caso de optar por un diseño a medida.

 

Por un lado, se puede asignar al departamento de TI la construcción de una solución tecnológica personalizada, para automatizar una parte específica de un proceso, o bien contratar una suite BPM que no integre entre sus funcionalidades la tecnología No Code. Una vía que, además de dilatar la iniciativa BPM en el tiempo, aumentará la carga de trabajo que recae sobre los perfiles más técnicos que deberán diseñar y mejorar los procesos empleando código de programación. Al mismo tiempo, los perfiles no técnicos verán limitada su participación en las diferentes fases del ciclo de vida BPM.

 

Por otro lado, aquellas organizaciones que opten por una Suite de Gestión de Procesos de Negocio que incluya entre su catálogo de funcionalidades la tecnología No Code verán reducidos los costes, incrementada la velocidad de desarrollo, eliminados los errores relacionados con la codificación, mejorada la accesibilidad y colaboración, e incrementada la flexibilidad a la hora de realizar cambios o actualizaciones en el sistema. De esta manera, los ingenieros de sistemas, en colaboración con los analistas de procesos, centrarán su atención en entender a fondo los problemas principales que impactan en un proceso específico y buscarán formas más efectivas para abordarlos. A su vez, los perfiles relacionados con otras áreas de negocio (RR. HH., Finanzas, Marketing, Ventas, Operaciones, Desarrollo de Producto, Legal, etc.), deberán comprender cómo la tecnología puede utilizarse para optimizar la ejecución de los procesos empresariales. Un trabajo en conjunto destinado a lograr la excelencia empresarial, por medio de la gestión BPM.